Elektronske ili samo e-fakture su fakture upisane u datoteku u nekom od standardnih formata za razmenu podataka. Za razmenu se obično koristi PDF, ali moguće je korišćenje i drugih formata. Postoje e-fakture koje su predviđene za dalju obradu. Na primer, ako dobijete e-fakturu u XML formatu, možete je direktno učitati u svoj program i tako izbeći ručni unos stavki. Međutim, da biste koristili ovakve e-fakture, bitno je da vaš softver podržava određeni format. Nažalost, još uvek postoji veliki broj različitih formata e-faktura pa kasnije učitavanje u program može biti problem. Zato morate proveriti mogućnost obrade određenog formata za svaki pojedinačni slučaj.

Da li je e-fakura zakonski ispravna?

Elektronska faktura je po Zakonu o računovodstvu izjednačena sa običnom fakturom. To znači da možete svojim kupcima slati isključivo e-fakture, bez naknadnog slanja „papirnih“ verzija. Takođe je bitno da takve fakture čuvate i u vašoj evidenciji najmanje 10 godina.

Ako se odlučite za slanje e-fakture u PDF formatu, treba da obezbedite nekoliko uslova. Prvo, treba da odlučite da li želite da fakturu potpisujete digitalnim potpisom. Ovo nije obavezno, ali obezbeđuje vas od eventualne zloupotrebe. Digitalno potp- Elektronska faktura ne mora biti potpisana digitalnim potpisom da bi bila validna, ali mora imati jedinstvenu identifikaciju osobe koja je kreirala fakturu. To može biti neka oznaka, šifra i slično. Ipak, ako želite da sprečite moguće zloupotrebe (na primer da neko izmeni vašu fakturu ili kreira falsifikat), koristite digitalno potpisivanje fakture. Na taj način primalac može da proveri da je faktura zaista vaša.

– Bez obzira što su elektronske i papirne fakture izjednačene, dešava se da kupac odbije e-fakturu i traži papirnu.