Elektronske ili samo e-fakture su fakture upisane u datoteku u nekom od standardnih formata za razmenu podataka. Obično se koristi PDF, ali moguće je korišćenje i drugih formata (XML, JSON…). Postoje e-fakture koje su predviđene za dalju automatsku obradu. Na primer, ako dobijete e-fakturu u XML formatu, možete je direktno učitati u svoj program i tako izbeći ručni unos stavki. Međutim, da biste koristili ovakve e-fakture, bitno je da vaš poslovni softver podržava određeni format. Nažalost, još uvek postoji veliki broj različitih formata e-faktura pa kasnije učitavanje u program može biti problem. Zato morate proveriti mogućnost obrade određenog formata za svaki pojedinačni slučaj.

Da li je e-fakura zakonski ispravna?

Elektronska faktura je po Zakonu o računovodstvu izjednačena sa običnom fakturom. To znači da možete svojim kupcima slati isključivo e-fakture, bez naknadnog slanja „papirnih“ verzija. E-faktura podleže istim propisima, pa mora sadržati sve elemente kao i papirna verzija. Naročito je važna tzv. „identifikaciona oznaka“. Nekada su fakture obavezno sadržale „pečat i potpis odgovornog lica“ čime se određivalo ko je odgovoran za sadržaj fakture. Sada pečat nije obavezan, ali potpis jeste. Zakon koristi termin „potpis ili druga identifikaciona oznaka“. Šta to znači? Prosto rečeno, faktura mora sadržati oznaku koja jasno identifikuje osobu koja je izdala tu fakturu. Na e-fakturi to može biti ime i prezime odgovorne osobe, ali i neka skraćenica ili šifra, pa i digitalni potpis. Dakle, na fakturi može pisati „Fakturisao: Pera Perić“ ili „Fakturisao: P002“. Umesto toga, faktura se može potpisati digitalnim potpisom koji u stvari menja potpis konkretne osobe. Bitno je da se uvek može odrediti ko je odgovoran za sadržaj fakture.

Takođe je bitno da takve fakture čuvate i u vašoj evidenciji najmanje 10 godina.

Da biste koristili e-fakture, treba prvo da obezbedite nekoliko uslova. Prvo, treba da odlučite da li želite da fakturu potpisujete digitalnim potpisom. Ovo nije obavezno, ali obezbeđuje vas od eventualne zloupotrebe, jer se digitalno potpisana faktura ne može falsifikovati, a takođe obezbeđuje identifikaciju odgovorne osobe.  Drugi uslov jeste da dogovorite sa poslovnim partnerom način slanja e-faktura. Nažalost, još uvek nije redak slučaj da kupac zahteva papirnu verziju fakture, što sve treba predvideti nekim ugovorom i internim aktima firme.

Kreiranje e-faktura

U App-u možete kreirati e-fakturu na više načina. Na primer, kada dobijete preview obične fakture (komanda F5) možete komandom „E“ generisati fajl u PDF formatu. Ipak, preporučujemo da koristite FastReport fakture (F11) zbog boljeg izgleda i većih mogućnosti. Faktura se dobija komandom F11 (ili Ctrl-F11, pa izborom odgovarajuće varijante). Zatim se klikne na ikonicu za generisanje PDF fajla i potvrdi se OK na dobijenoj formi.

Zatim se zada ime fajla i tako se dobija e-faktura u PDF formatu.

Slanje e-faktura

Sada generisanu e-fakturu možete poslati vašem kupcu. Najjednostavniji način slanja je mejlom, što se uglavnom i čini. Međutim, pojedinačno slanje većeg broja faktura je prilično zamoran posao koji može da potraje. Zato App ima komandu za masovno slanje faktura. Prvo treba kreirati sve fakture u evidenciji. Zatim se aktivira komanda Ctrl-F11, bira se odgovarajuća varijanta fakture i zadaje komanda Alt-L. Ona ispisuje ovakvu formu:

Ovde se zadaje interval u kome se štampaju fakture. U našem primeru su to fakture od 1 do broja 200. zatim treba zadati „subjekt“ mejla, prigodnu poruku za kupca. Na kraju se biraju opcije da li fakturu treba digitalno potpisivati i da li se slanje fakture upisuje u dnevnik kontakta za tog kupca (Alt-O). Ovo je izuzetno korisno, jer se kasnije može videti kada je poslata faktura. Sada se generišu PDF fajlovi za sve izabrane fakture i dobija se tabela iz koje možete jednom komandom poslati sve generisane fakture. Kako se to radi možete naći na ovom linku:

http://bz.wings.rs/app-help-slanje-maila