OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE

SKRAĆENO UPUTSTVO

Otvaranje nove godine u App-u je veoma jednostavna i potpuno automatizovana operacija. Ukoliko želite da odmah otvorite novu poslovnu godinu ili niste sigurni šta sve treba da uradite, slobodno uradite sledeće: kad startujete program i dobijete tabelu svih otvorenih programa/godina pomerite kursor na tekuću godinu i aktivirajte komandu Shift-F6. Potvrdite sve parametre, sačekajte malo i posle nekog vremena imaćete potpuno funkcionalnu novu poslovnu godinu u kojoj možete normalno raditi. Nije bitno da li ste sredili knjiženja u staroj godini: nemojte nastavljati rad u istom programu! Otvorite novi program sa privremenim početnim stanjem, sve se to kasnije lako može ispraviti i zameniti konačnim dokumentima. Pre otvaranja nove godine proverite da li su svi korisnici izašli iz programa.

DETALJNO UPUTSTVO

Ako želite da završite sve što je potrebno za prelaz na novu godinu, evo detaljnog uputstva za sve operacije koje treba raditi prilikom zatvaranja stare i otvaranje nove poslovne godine:

1. Popisi i početna stanja. Pre otvaranja nove godine treba srediti eventualne probleme u dokumentaciji i zalihama. Po zakonu ste obavezni da uradite popis zaliha, dugovanja i potraživanja i da to uskladite sa stvarnim stanjem. Ako je sve dobro urađeno, u “Pregledu artikala” su ispravne količine i cene, a sve kartice partnera su ispravne i dobro zatvorene. Ispravnost zaliha možete da proverite u “Pregledu artikala” komandom Alt-F8 (uključite opciju Cene: prodajne ili nabavne, u zavisnosti od vašeg metoda vođenja zaliha), a za detalje vidite help temu „Sravnjivanja zaliha“ (F1, pa opet F1).

Osnovni princip jeste da se sve korekcije urade pod 31.12. a da se u novu godinu kao početno stanje prenese ispravno i „čisto“ stanje. Ukoliko iz nekog razloga niste u mogućnosti da ovo uradite, nova godina se može otvoriti i bez toga, s tim što će program preneti zatečeno stanje, a kasnije možete naknadno preneti početno stanje kada završite sa sređivanjem. Za svaki slučaj, preporučujemo da u “Pregledu artikala” aktivirate komandu Ctrl-F8 kako bi se ispravile eventualne greške u knjiženju robe. Takođe nije loše da se uradi test baze kako bi se otkrili eventualni problemi u bazi podataka. Ako ste u toku godine imali havarija (nestanak struje i sl), ovo obavezno uradite (Ostalo/Baza podataka/Testiranje baze). Popis robe je najbolje odraditi pod 31.12. Treba obavezno kreirati kontrolni popis, jer će se u suprotnom duplirati tekuće stanje zaliha. Evo pravilnog postupka za izradu popisa:

Odštampaju se popisne liste: Zalihe/Popisi/F8, koje se podele popisnoj komisiji.

Popisna komisija broji redom stanje svih artikala i u popisnu listu upisuje prebrojanu količinu. Po završetku se svi potpisuju na popisnu listu i predaju je u knjigovodstvo.

Formira se novi popis: Zalihe/Popisi/F2. Unesu se osnovni podaci - broj popisa, datum (31.12.GG), uključi se opcija za kontrolni popis, izabere se magacin. Zatim se ulazi u stavke, pomera se kursor u kolonu KNJ.KOL i aktivira komanda F5 - učitavanje tekućih knjig.količina i cena. Izabere se učitavanje artikala na stanju, čime se ova kolona popunjava tekućim stanjem. Kolona POP.KOLIČINA se obično ne popunjava. Međutim, ako je u pitanju manji popis i ako artikle tražite po nazivu, mogu se uneti i popisane količine iz prethodno urađenih popisnih lista. Snimi se popis. Ukoliko je potrebno, popis se može izbrisati komandom F3 ili izmeniti komandom F4. NAPOMENA: Popis koji nije zaključen NE utiče na stanje artikala i ne vidi se u robnim karticama.

Ukoliko niste uneli popisane količine, komandom F9 se aktivira unos popisanih količina. Redom se unose šifre artikala i odgovarajuće količine. Ukoliko imate bar-kod, umesto šifre možete unositi i bar-kodove. Pogrešna stavka se može izbrisati komandom F3. Ova operacija se može obavljati istovremeno na više radnih mesta, po istom popisu. Na primer, ako je popisna lista duža, može se podeliti i istovremeno unositi na više radnih mesta. Kad se unos završi, pritisne se Esc i na pitanje “da li želite da snimite popis” odgovorite sa DA. Time se unete stavke dodaju u kolonu “popisano”. NAPOMENA: ako se popis ovako unosi, moguće je više puta uneti isti artikal, program će sabrati unete količine i prikazati zbir kao jednu stavku u koloni POPISANO.

Komandom F5 se popis može u bilo kojoj fazi odštampati i proveriti rezultat.

Kada se unesu sve popisane stavke, popis se zaključuje. Za to se koristi komanda “Z”:

Opcija UPIS CENA IZ POPISA U ZALIHE određuje da li cene iz popisa treba upisati u zalihe. Ova opcija je obavezno uključena. Opcija PROVERA KNJIG.KOLIČINA služi da se provere knjigovodstvene količine na popisu. Ako se ova opcija uključi, program generiše kartice za svaki artikal i proverava da li se stanje pre popisa slaže sa knjigovodstvenim stanjem u popisu. Ukoliko se ovo ne slaže, ispisuje se upozorenje. KONVERZIJA U INT.NALOGE - Ova opcija se koristi kada želite da popis konvertujete u interni ulaz. U interni ulaz ulaze samo iskazane razlike po popisu, a sam popis se briše iz evidencije. Na kraju se postavlja još jedno kontrolno pitanje i time je popis zaključen. Zaključen popis je upisan u trenutno stanje i ne može se više menjati.

Knjiženja u glavnoj knjizi i otvaranje početnog stanja nemaju veze sa ovim, tj. knjigovodstvo može preneti početno stanje naknadno, kad završi sva knjiženja u staroj godini.

2. Backup. Pretpostavljamo da redovno pravite rezervne kopije svih podataka i čuvate ih na nekom bezbednom mestu. Bez obzira na to, kad završite knjiženja u staroj godini, obavezno napravite još jednu kopiju koju ćete posebno obeležiti, kako bi se kasnije lakše našla.

3. Otvaranje nove godine. Posle zaključenog popisa, otvara se nova poslovna godina. Prvo proverite da li još neko radi u programu - ne preporučuje se da radi bilo ko osim vas. Onda se normalno uđe u program: unese se ime i šifra, prođe pozdravna poruka i na tabeli otvorenih programa izabere tekuća godina. U većini slučajeva App vas automatski pozicionira na tekuću godinu. Tu piše ime programa i godina (na primer, XY TRADE 2016). Za otvaranje nove godine aktivirajte komandu Shift-F6, posle čega dobijate prozor za parametre novog programa (ako ne dobijete ovaj prozor, proverite da niste stisnuli F6 umesto Shift-F6, a moguće je i da nemate uključeno pravo pristupa za otvaranje nove godine). Program je već popunio potrebne podatke, ali ih svakako proverite i po potrebi izmenite (parametri su izabrani tako da odgovaraju većini slučajeva):

Godina - Ovde unosite novu godinu.

Generisanje popisa - Da li želite da se automatski generišu zapisnici o popisu za sve magacine u programu? To je početno stanje za robu, pa je opcija uključena. Ako vam ovakvi popisi ne odgovaraju, uvek ih kasnije možete jednostavno izbrisati ili izmeniti.

Popis pridruženih magacina - Ukoliko koristite pridružene magacine, uključite ovu opciju da bi se prenelo njihovo stanje. Ukoliko ih ne koristite, svejedno možete da ostavite uključeno, program će jednostavno ignorisati ovu opciju.

Anuliranje naručenih količina - Da li treba anulirati naručene količine po narudžbenicama?

Presek kartica za statuse - Unesite oznake za partnere za koje želite da se uradi presek kartica. Na primer, KD za kupce i dobavljače. Naravno, možete po želji napraviti presek i za ostale partnere (recimo, O - ostali). Preporučuje se da pre otvaranja godine u Partneri/Razna knjiženja otvorite poseban registrator “Početno stanje” u kome će se generisati nalog sa početnim stanjem partnera. Ukoliko iz nekog razloga ne želite sada da prenesete početna stanja partnera, to se može obaviti i naknadno.

Metod preseka - Može se izabrati Samo saldo ili Otvorene stavke. Obično se bira “Samo saldo”, ako vam je jedino važan saldo sa partnerom. Na primer, tako se prenosi da vam je kupac dužan 12.000 din. Ukoliko vam je važno po kojim tačno dokumentima i valutama je dugovanje, izaberite “Otvorene stavke”. Tako bi se za prethodni primer prenele tri stavke:

f-120 10.000
f-450 1.500
f-467 500

Ako izaberete ovu opciju, onda se preporučuje da pre otvaranja nove godine u prethodnoj godini aktivirate opciju Partneri/Operacije sa karticama/Zatvaranje kartica kako bi se korigovale eventualno neispravno zatvorene kartice.

Anuliranje brojača blagajni - Da li nalozi za uplatu i isplatu u blagajnama treba da krenu od broja 1? Uključite.

Anuliranje brojača naloga u glavnoj knjizi - Brojači naloga u glavnoj knjizi kreću od 1 - uključite.

Anuliranje brojača paragona - Brojači paragona u MP kasi - uključite.

Čuvanje aktivnih profaktura - Da li treba sačuvati profakture koje su aktivne (nisu realizovane niti stornirane). Ukoliko želite da sačuvate profakture iz stare godine koje nisu realizovane, uključite ovu opciju. (Upozorenje: program kopira sve profakture, ova operacija ume da potraje)

Prenos otvorenih avansa - Ova opcija prenosi u novu godinu sve avansne fakture koje nisu zatvorene. Na taj način ćete imate na jednom mestu sve otvorene avanse. Sistemsku opciju “Provera avansa u prethodnoj godini” treba isključiti u ovom slučaju, ukoliko je uključena.

Kada potvrdite sve podatke, počinje otvaranje nove godine. Proces može potrajati, u zavisnosti od broja artikala, dokumenata i slično. Zato nemojte nasilno prekidati otvaranje, sačekajte da program završi sa radom. Na kraju ćete dobiti poruku OTVARANJE NOVE GODINE JE ZAVRŠENO, a u tabeli programa će se pojaviti i potpuno funkcionalna nova godina. Komandom Tab možete skinuti oznaku sa stare godine, posle čega se u listi pojavljuju samo programi iz nove godine.

Program je automatski preneo početno stanje svih magacina pod 01. januarom.

Važne napomene

Ukoliko početno stanje magacina i partnera ne prenosite odmah, nego kasnije, posle sređivanja, nemojte menjati podatke o artiklima i partnerima! Pri kasnijem prenosu program uparuje podatke po šifri ili ID broju, pa ako se ovi podaci ne poklapaju, prenos neće biti izvršen.

Ukoliko program ne javi nikakvu grešku, ali ipak u spisku programa ne uspevate da pronađete novu godinu, kontaktirajte sistemskog korisnika iz vaše firme ili našu podršku - moguće je da vam je u pravima pristupa zabranjeno da gledate novootvorene programe. Zato nemojte opet otvarati novu godinu, jer je već otvorena, samo je vi ne vidite!

Prilikom otvaranja nove godine novootvoreni program automatski se proglašava za tekući, pa će noćna obrada i portal od tada raditi sa novim programom. Ipak, preporučljivo je da pre početka rada proverite da li je sa desne strane novog programa oznaka (Tek).

Na adresi http://www.wings.rs/otvaranje_ng.php možete naći video sa objašnjenjem kako se otvara nova poslovna godina.

Otvaranje nove godine je potpuno bezbedna operacija koja ni na koji način ne može oštetiti originalne podatke, jer se sve radi na kopiji programa. Ako niste dobro izabrali neki parametar, uvek možete obrisati novootvoreni program i ponovo otvoriti novi. Ipak, u slučaju bilo kakvih problema obavezno kontaktirajte našu podršku.