Ukoliko kupac uplati sredstva pre izvršenja prometa, korisnik je dužan da mu ispostavi avansni račun. Kada se obavi promet, na konačnoj fakturi se mora iskazati ranije uplaćen avans, kao i struktura PDV-a u njemu.
- U registratorima izlaznih faktura otvoriti poseban registrator “Avansne fakture” i za tip dokumenta izabrati “Avansi”. Opciju KNJIŽENJE treba isključiti.
- Kad kupac uplati avansno deo neke fakture, normalno evidentirate njegovu uplatu kao i svaku drugu. Zatim napravite avansnu fakturu u registratoru Avansne fakture, i to isključivo korišćenjem stavke USLUGE - nemojte unositi artikle! Pošto se avansna faktura neće uknjižiti na karticu, kartica kupca izgleda ovako:
Datum Dokument Duguje Potraž ---------- ---------------------- ------- 15.01.06 av.uplata 1180 -----------------------------------------
Slično treba evidentirati i ostale avanse, ako ih ima više.
- Kada se roba izdaje ili usluga izvrši, pravi se konačna faktura. To je obična faktura, ali je obavezno u polju “Avansne uplate” uneti da je prethodno avansno uplaćeno na primer 1180 din. Program na osnovu toga ispisuje koliko PDV-a je sadržano u tom iznosu, ako i koliko je preostali iznos za uplatu, kao i PDV za taj preostali iznos.
- PARALELNO sa izradom ove fakture, OBAVEZNO treba stornirati (komandom “S”) sve avansne fakture koje su vezane za konačnu fakturu. Tako će kartica kupca izgledati:
Datum Dokument Duguje Potraz
---------- ---------------------- -------
15.01.06 av.uplata 1180
30.03.06 kon.f-123 2360
-----------------------------------------
1180
Storno avansne fakture poništava prethodno izdatu avansnu fakturu. Kupac duguje preostalu polovinu iznosa (1180).
- Ovaj proces se može automatizovati na sledeći način: kupac na osnovu profakture uplaćuje određeni iznos na tekući račun, što se u izvodu evidentira kao normalna uplata na njegovu karticu. Ako kupac pored avansne uplate ima i neplaćene račune, onda će ova avansna uplata zatvoriti te račune, pa za uplatu treba uključiti opciju AVANS (uključuje se u sistemskim opcijama).
- Ukoliko se do kraja poreskog perioda (kraj meseca, na primer) izda račun, uplata se normalno zatvara. Ako postoje uplate koje nisu “pokrivene” normalnim računima, treba izdati avansne račune za njih. Za tu namenu treba otvoriti poseban registrator izlaznih faktura i u TIP DOKUMENTA staviti “AV.fakture”. Takve fakture se mogu unositi i ručno, ali moguće je korišćenje i automatike: komanda Ctrl-F2 u registartoru avansnih računa pravi spisak svih kupaca koji imaju potražni saldo (u pretplati su) ili imaju uplate koje su eksplicitno označene oznakom “avans”. Iz tog spiska se mogu selektovati stavke za koje želite da napravite avansne račune (Space), posle čega se kreiraju avansni računi u tekućem registartoru.
- Sledeći korak je kreiranje konačnih računa. Prilikom kreiranja ovakvog računa, kada je kursor na opciji AVANS treba pritisnuti Space, posle čega se ovo menja u “Avans?” i daje se spisak svih nestorniranih avansnih računa. Iz spiska se komandom Space mogu selektovati željene stavke, a mogu se po potrebi menjati i iznosi (fakturiše se samo deo avansa, na primer). Posle toga se kreira konačni račun, a za zadati iznos se storniraju selektovani avansni računi.
NAPOMENA: Ukoliko se menja konačni račun, to NEĆE uticati na stornirane avansne račune!