Delovodnik je evidencija svih dokumenata koji ulaze ili izlaze iz firme. Svaki dokument se upisuje hronološkim redosledom. App delovodnik ima napredne funkcije koje omogućavaju neuporedivo efikasniji rad u odnosu na papirne evidencije.

E-arhiva se koristi za čuvanje raznih datoteka koje se na neki način odnose na poslovne objekte. To mogu biti ugovori, fakture, dopisi itd. Dokumenta u e-arhivi su jednostavno dostupna za kasniju obradu. Prvi korak je upis dokumenta u datoteku. Ako je u pitanju na primer ugovor ili dopis koji je već u nekoj datoteci, dovoljno je da se obezbedi da je ta datoteka dostupna. AKo je u pitanju neki dokument u papirnoj formi, onda se dokument skenira i tako kreira JPG, TIFF ili PDF. Sada je potrebno upisati datoteku u e-arhivu. Na primer, za svakog kupca se mogu vezati razne datoteke. Na izabranom kupcu se aktivira komanda Alt-E. Dobija se tabela svih datoteka koja su ranije vezane za tog kupca:

Aktiviranjem tastera Enter možete dobiti pregled bilo koje datoteke (startuje se odgovarajući program za svaku ekstenziju). Na primer, za .DOC datoteke će se startovati MS Word, za .PDF će se startovati Adobe Acrobat Reader, itd.

Nova datoteka se upisuje komandom F2.

Prvo se bira datoteka, zatim se unose prateći podaci: opis, datum, bira se tip dokumenta i na kraju se može uključiti opcija “Kopiraj u bazu”. Ukoliko se ova opcija uključi, originalna datoteka se kopira u internu bazu programa i kasnije se može dobiti bez obzira na originalnu datoteku. Ukoliko će originalna datoteka biti stalno dostupna, ne morate je kopirati u internu bazu.

Svaka stavka u ovoj tabeli se može opciono vezati sa stavkom u delovodniku. Aktivira se taster F8 i program daje tabelu svih stavki u delovodniku:

Stavke koje su već vezane sa nekim datotekama ne mogu se ponovo vezivati i one su označene slovom “d”. Stavku vezujete tako što je izaberete tasterom Enter. Kolona Delovodnik dobija odgovarajući broj u delovodniku. Ponovnik aktiviranjem komande F8 možete prekinuti ovu vezu. Ukoliko je neka datoteka već upisana u delovodnik, komandom Sh-F8 je možete povući i u tekuću e-arhivu. Na primer, na taj način vezujemo ugovor koji je ranije upisan u delovodnik za izabranog kupca.

E-arhivu možete formirati za:

1. Partnere
2. Vozila
3. Radnike
4. Izlazne fakture
5. Ulazne fakture
6. Artikle
7. Stavke delovodnika

Delovodnik i e-arhiva se mogu koristiti potpuno nezavisno, ali je zajedničko korišćenje daleko efikasnije. Način korišćenja zavisi od organizacije firme. Na primer, firma može dobiti ugovor vezan za nekog kupca. Taj ugovor treba upisati u delovodnik kad stigne, ali je takođe bitno da bude trajno vezan i za tog kupca. Postupak se razlikuje kada se ugovor upisuje prvo u delovodnik ili vezuje za partnera.

Ako je ugovor u delovodniku, onda se na kupcu aktivira e-arhiva komandom Alt-E i komandom Sh-F8 učita ugovor iz delovodnika tako što se izabere odgovarajuća stavka.

Ako je u delovodniku upisana samo stavka bez pratećeg dokumenta, odnosno ako je ugovor prvo upisan u e-arhivu kupca, onda se iz e-arhive kupca komandom F8 dokument vezuje za odgovarajuću stavku delovodnika.