Obaveza vođenja evidencije o zaposlenim licima propisana je u članu 2. tačka 1) Zakona o evidencijama u oblasti rada. Član 5. Zakona propisuje sadržaj i način vođenja ove evidencije. Evidencija se vodi unošenjem podataka u kartoteke, knjige, obrasce, sredstva za automatsku obradu podataka i druga sredstva za vođenje evidencija (član 45. Zakona). Odredbama člana 45. Zakona utvrđena je obaveza da evidencija o zaposlenima, osim ostalih podataka, mora da sadrži i podatak o vrsti radnog odnosa (na određeno vreme ili neodređeno vreme, po ugovoru o privremenim i povremenim poslovima).
Prema tome, poslodavac je obavezan da vodi evidenciju o zaposlenima i to unošenjem propisanih podataka u kartoteke, knjige, obrasce, sredstva za automatsku obradu podataka i druga sredstva za vođenje evidencija.
(Mišljenje Ministarstva rada, zapošljavanja i socijalne politike, br. 011-00-1283/2005-02 od 23.1.2006. godine)