Za evidentiranje robnih ulaznih faktura se koristi opcija Ulaz/izlaz, Ulazne fakture. Prvo se unese ulazni dokument sa podacima od dobavljača, a nakon toga se radi kalkulacija koja formira prodajne cene i upisuje robu u magacin. Opciono se može uvesti da magacin kontroliše svaki ulaz, čime se izbegavaju greške. To se može izvesti na više načina: provera količIna preko bar-kodova, overa magacinskog naloga ili prosta overa dokumenta.

Pre rada je potrebno da se na registartoru UF uključi opcija:

BAR-KOD KOD REALIZACIJE UL.FAKTURA

Kada se uključi ova opcija, komanda “R” na ulaznom dokumentu daje tabelu sa unetim količinama. Očekuje se da magacin redom skenira pristiglu robu bar-kod čitačem.

U koloni KOLIČINA se nalazi količina po ulaznom dokumentu, a kada se neki artikal skenira, upisuje se podatak u koloni EVIDENTIRANO. Kada se obe kolone slože, dokument je proveren. Tada magacin koristi komandu F9 da bi označio ulaz kao “realizovan”. Ulazna faktura tada u pregledu dobija slovo “R” (realizovana). Ulaz se može realizovati i ako postoje razlike - program tada izdaje upozorenje, ali završava rad. Kada se ulaz realizuje, može se i dalje koristiti komanda R, ali se više ne mogu menjati podaci, može se samo štampati nalog za prijem (F5).

Kalkulacije se može normalno raditi, nezavisno od realizacije. Ali, preporučljivo je da se zabrani izrada kalkulacije dok se ulaz ne realizuje. Zato treba na registartoru UF uključiti opciju:

ZABRANA KALKULACIJE BEZ REALIZACIJE (X)      

Ova opcija određuje da se kalkulacija ne može snimiti dok se ulaz ne realizuje. Takođe je preporučljivo u sistemskim opcijama uključiti opciju:

SRAVNJIVANJE ULAZA/REGISTRATOR..... (X) pr-  

Ova opcija služi da se prilikom kalkulacije automatski napravi nalog koji sravnjuje stanje, ukoliko ima razlike između fakturisane i primljene robe. U tom slučaju se pravi interni nalog koji skida ili stavlja na stanje manjak/višak u odnosu na ulazni dokument. Na taj način se magacin zadužuje sa tačnom količinom, a ulaz od dobavljača je netaknut.

Redosled operacija bi bio:

1. Unese se ulazna faktura sa stavkama (ili se iskopira iz narudžbenica) 2. Magacin proverava količine i realizuje ulaznu fakturu 3. Uradi se kalkulacija sa auto-sravnjenjem

Ukoliko se isključi opcija za proveru ulaza preko bar-kodova, realizacija se radi prostim odgovorm na kontrolno pitanje. Komanda R ispisuje dijalog SIGURNO REALIZUJETE 999 na koji se potvrdno odgovara ako se ulaz slaže sa fakturom.

U ovoj varijanti magacin dobija ulaznu fakturu sa odštampanim bar-kodom. Kada se proveri količIna po tom ulazu, skenira se bar-kod u opciji Ulaz/izlaz, Overa magacinskih naloga, čime se ulaz realizuje.