SRAVNJIVANJE STANJA

Povremeno se mogu desiti problemi kod knjiženja, pa podaci u bazi podataka mogu posle neke havarije ili iz nekog drugog razloga ostati nekonzistentni. Postavlja se pitanje kako otkriti grešku i sravniti stanje u robnom knjigovodstvu i u glavnoj knjizi. Kao prvo, treba generisati indekse i testirati bazu podataka, kao dobru preventivu protiv oštećenja baze. Stanje u robnom knjigovodstvu se može proveriti na više različitih izveštaja, ali za potrebe sravnjivanja sa glavnom knjigom najznačajniji je izveštaj ULAZ I IZLAZ PO DOKUMENTIMA. Ovaj izveštaj bukvalno daje sadržaj konta zaliha, pa se ova dva dokumenta lako porede: svaka stavka u ulaz/izlaz po dokumentima treba da prati odgovarajuća stavka u glavnoj knjizi. Ostali izveštaji iz susednih menija takođe daju iste podatke, ali u drugoj formi. Ukoliko se ne slaže ovaj izveštaj i odgovarajući konto zaliha, možete tražiti isti izveštaj za pola godine, pa za četvrtinu i slično. Poređenje sa karticom glavne knjige u istom intervalu bi trebalo da ubrza proces nalaženja greške.

KAKO PRONAĆI GREŠKU U NESLAGANJU ZALIHA?

Prvo treba videti da li se zalihe „slažu“: uđite u Zalihe/Evidencija magacina i komandom F5 izlistajte vrednost svih magacina. Iz dobijene liste zapamtite prodajnu vrednost posmatranog magacina. Zatim idite na Ulaz/izlaz/Izveštaji/Ulaz/izlaz po dokumentima i zadajte period od 01.01 do današnjeg datuma i izaberite podatke samo za jedan izabrani magacin. Sve ostalo jednostavno ostavite kako je već ponuđeno. Računar će vam izlistati ulaz i izlaz po dokumentima, a bitan deo je saldo na kraju. Taj broj se mora slagati sa prethodno zabeleženom vrednošću. Ako se ne slaže, postoji neka greška u karticama artikala. Ako vam se KEPU ne slaže sa ovim podacima, prvo sredite podatke u zalihama, KEPU će se srediti prilikom prvog generisanja.

Treba imati u vidu da ovo NIJE greška u programu, već greška u vašem radu. Najčešći slučaj je da nedostaje neka nivelacija i slično. Na primer, ako kartica nekog artikla izgleda ovako:


Datum    Dokument   Ulaz   Izlaz   Stanje   Cena
────────────────────────────────────────────────
01.01.02 uf-1         10               10    100
02.05.02 if-5                  4        6    110
────────────────────────────────────────────────

Vrednost magacina će sada biti 6 x 110 = 660 dinara, dok je razlika ulaza i izlaza 10×100 – 4×110 = 560 (ovo daje izveštaj ulaz/izlaz po dokumentima). Rešenje je uraditi nivelaciju koja će korigovati 10 komada sa 100 na 110 dinara. Ova nivelacija se može dodati ručno, a može se dodati i automatski, opcijom Zalihe/Korekcije/Korekcije nivelacijama.

Kako pronaći mesto gde nedostaju nivelacije? Uđite u zalihe, izaberite sa F10 željeni magacin i zadajte Alt-F8. Zadajte period od 01.01 do danas, a sve ostale opcije ISKLJUČITE, osim opcije NEISP.ZBIRNI SALDO KARTICE. Rezultat će biti spisak artikala na čijim karticama je neslaganje, sa iznosom tog neslaganja. Takođe će svi artikli koji se ne slažu dobiti oznaku u spisku artikala. Uvidom u karticu može se videti gde su nastale greške. Taj posao se takođe može obaviti automatski, komandom Alt-F8, samo što treba uključiti samo opciju NEISPRAVAN SALDO KARTICE. Rezultat je spisak svih potencijalnih mesta gde je izmenjena cena bez nivelacije.