Šta treba uraditi da biste spremili firmu za korišćenje sistema e-otpremnica (SEO)? Za početak je potrebno da se upoznate sa osnovnim pojmovima i modelom rada. To možete saznati u sledećem tekstu. Ovde ćete naći opis kako funkcioniše sistem i korake koje ćete morati da obavljate prilikom svake otpreme i prijema roba.

Važno je da za korišćenje e-otpremnica osim mobilnih telefona nije neophodan nikakav dodatni hardver (bar-kod čitači i slično).

Sledeći korak je da instalirate novu verziju App i da uključite modul za e-otpremnice.

Zatim idete na portal e-otpremnica: https://demoeotpremnica.mfin.gov.rs. Tu izaberete opciju za podešavanja, pa API podešavanja i na kraju generišete API ključ (klik na Obnovi).

Zatim taj API ključ upišete u App u sistemsko podešavanje za e-otpremnice (koristite opciju copy & paste, nemojte ručno prepisivati ključ):

Zatim je potrebno da sredite artikle. U sistemskim opcijama za artikle „Elementi artikla“ treba uključiti šifru artikla, bar-kod i „Podaci o akc.artiklu“. Potom idete u Pregled artikala i redom sređujete artikle. Prvo je neophodno da upišete šifre za sve artikle – sistem e-otpremnica radi samo za artikle koji imaju šifre. Poželjno je da upišete i bar-kodove, ali nije obavezno. Za sve akcizne artikle mora se upisati njihova kategorija (bira se između DUVAN, KAFA, ALKOHOL i NAFTA).

To se radi tako što se kursor pomeri na kolonu AKC.POD i pritisne enter. Kad se izabere kategorija, unose se dodatni podaci. Za duvan su to tip pakovanja i šifra, za kafu gramaža, za alkohol litraža a za naftu gustina. Podatke o šiframa za duvanske proizvode možete naći na sajtu Uprave za duvan. Ovi podaci su obavezni za unošenje, e-otpremnice neće biti ispravne ako nedostaju podaci.

Sledeći korak jeste da unesete načine isporuke (Ulaz/izlaz, Otpremnice, Ctrl-F8). Sistem prepoznaje više načina otpreme (sopstveni prevoz, prevoznik, prevoz primaoca, lično preuzimanje, lična dostava). Prilikom kreiranja otpremnice mora se uneti način prevoza, sa podacima o prevozniku, vozaču itd. Tabela načina isporuke služi da formirate unapred poznate varijante koje se pojavljuju u praksi (po vozilima, vozačima itd.) kako biste kasnije ubrzali kreiranje otpremnica i isporuku. Ne morate unositi sve podatke – program će unete ponuditi kao podrazumevane, ali ćete moći da ih izmenite i dopunite. Na primer, jedan način isporuke može biti ovakav:

Takođe, potrebno je da u Evidenciji magacina popunite adresu i mesto.

Zadnji korak jeste da proverite podatke na kupcima, uključujući i objekte – neophodno je da se upišu pune adrese kako bi se kreirale ispravne e-otpremnice.

Možete instalirati i probati mobilne aplikacije MF, ali to nije neophodno u ovoj fazi.

Ovim ste završili podešavanja i možete da počnete sa radom. Trenutno je aktivan samo probni sistem, pa možete da isprobate slanje i prijem otpremnica. Prvo napravite kopiju programa (kako ne biste unosili probna dokumenta u glavni program) komandom F6 i posebno je označite. Za početak možete probati sledeće:

– Kreirajte otpremnicu i kao kupca navedite svoju firmu (kako biste mogli da pratite čitav ciklus). Zatim aktivirajte komandu Alt-E i izaberite opciju „Slanje e-otpremnice“.

Podaci će biti popunjeni, a ako neki nedostaje, dopunite ga. Potvrdite sve podatke i posle par sekundi bi trebalo da dobijete poruku „Otpremnica je poslata“. Tako ste poslali otpremnicu na SEO. Primetite da se status otpremnice u pregledu promenio na „>“.

Da biste simulirali početak transporta u ulozi prodavca, ponovo aktivirajte Alt-E i izaberite „Početak transporta“. Sad se očekuje da izaberete skeniranu otpremnicu koju je potpisala osoba koja preuzima robu. Izaberite proizvoljni PDF ili JPG fajl i potvrdite. Dobijate poruku „Započet transport“. Status se menja u „t->“.

Ponovo izaberite Alt-E i izaberite opciju „Promena statusa e-otpremnice“. Tu dobijate kompletan istorijat na toj otpremnici:

Ako na prvoj stavki tabele pritisnete F9 ili Enter, dobijate PDF oblik poslate otpremnice. Na drugoj dobijate PDF/JPG sa potpisom. Transport je počeo, čeka se prijem robe kod kupca.

Sada u ulozi „kupca“ idite na Ulazne fakture, Alt-E (ne ulazite u registratore, nego samo u spisak registratora). Dobijate pregled svih otpremnica koje stižu za vas kao kupca. U pregledu se nalazi i otpremnica koju ste malopre poslali. Aktivirajte komandu F8 i potvrdite. Na taj način ste potvrdili da ste fizički dobili robu.

Zatim komandom Enter uđite u stavke otpremnice. Tu vidite pristigle količine i možete da korigujete količine koje su zaista stigle i koje prihvatate. Kad to završite, kreirajte prijemnicu komandom F8. Time je roba primljena.

Sada se vratite (u ulozi dobavljača) u Ulaz/izlaz, Otpremnice, Alt-E (takođe ne ulazite u neki registrator). Ovde vidite sve kreirane prijemnice, između ostalog i ovu koju smo upravo kreirali. Pritisnite Enter da biste videli stavke. Sada komandom F8 možete da potvrdite ili odbijete prijemnicu koju je kupac kreirao. Ako odbijete, kupac mora da napravi novu prijemnicu i sve tako dok se obe strane ne slože. Tako otpremnica dobija status „usaglašeno“.

To je bio jedan kompletan ciklus isporuke i prijema robe.

Najčešća pitanja i odgovore u vezi e-otpremnica možete naći na ovom linku: https://wings.rs/e-otpremnice-najcesca-pitanja-i-odgovori/. Ovaj tekst ćemo redovno dopunjavati sa našim najnovijim saznanjima.