Šta su to e-fakture? E-fakture su XML fajlovi koji u sebi sadrže sve elemente fakture i priloge. Ovako izgleda jedna takva faktura:
Format ovakvih faktura je propisan međunarodnim standardom, a u Srbiji je to standard SRPS EN 16931-1:2019/A2:2020 (UBL 2.1). Ovakve fakture su predviđene za računarsku obradu, pa nisu pogodne za direktno korišćenje. Da biste videli njihov sadržaj morate koristiti neki program koji dekodira XML i ispisuje fakturu. Obično se kao deo ovog XML-a šalje i faktura u PDF formatu koja se dalje može koristiti za knjiženje. Osnovna prednost XML formata jeste u tome što je olakšano direktno učitavanje faktura u program kupca.
Kako će raditi sistem za e-fakture? Osnovni deo sistema e-faktura je SEF (Sistem Elektronskih Faktura) koji je pod kontrolom PU i preko koga se šalju i primaju sve fakture. Tako će prodavac kreirati e-fakturu i poslaće je na SEF. Kupac dobija obaveštenje da je primio fakturu i može sa SEF-a da skine poslatu fakturu. Na taj način će se prenositi sve fakture, knjižna pisma i avansne fakture. PU na taj način ima uvid u sve fakture i odgovarajuće elemente: šifre i nazivi artikala, količine, cene, popusti…
Od kada je obavezno korišćenje e-faktura? Sistem e-faktura će biti aktivan od 1. januara 2022. godine, ali je obaveza korišćenja pomerena za 1. maj 2022. godine kada će postati obavezno slanje e-faktura javnim preduzećima. Posle toga će sistem postepeno postati obavezan i za ostale firme: od 1. jula privatne firme moraju početi sa prijemom e-faktura, a od 1. januara 2023. godine je predviđena puna primena – sve firme će morati da šalju i primaju isključivo e-fakture. Bez obzira na rokove, savetujemo vam da što pre krenete sa prelaskom na e-fakture, jer na taj način možete značajno unaprediti svoje poslovanje i smanjiti troškove.
Da li sistem e-faktura može da se isproba? Trenutno je aktivna demo verzija SEF-a koju možete odmah probati. Za korišćenje vam je potreban digitalni sertifikat ovlašćenog lica firme. Prvo se morate registrovati na portalu za identifikaciju https://eid.gov.rs/ (ukoliko ste otvorili nalog na eUpravi, već ste registrovani). Izaberite opciju „Prijava“ i pratite uputstva. Ovde imate detaljno uputstvo za registraciju i korišćenje SEF:
https://www.neobilten.com/korisnicko-uputstvo-za-sistem-elektronskih-faktura/
Kada završite registraciju, možete koristiti demo verziju SEF-a. Startujte browser i zadajte adresu https://demoefaktura.mfin.gov.rs/login. Kliknite na „Prijava“ i izaberite prijavljivanje digitalnim sertifikatom. Prvi put će se od vas tražiti podaci o vašoj firmi: vrsta firme i matični broj. Posle toga se odmah dobija osnovni meni SEF-a:
Ovo je osnovni dijalog iz koga se biraju ostale opcije. Odavde možete unositi i slati fakture i gledati primljene fakture. Ukoliko imate veoma malo faktura, ovo može biti sasvim dovoljno rešenje za vas.
Da li će korisnici App-a koristiti web portal e-fakture? App korisnici ne moraju da koriste ovaj portal. App će podržavati direktno slanje i prijem faktura iz programa korišćenjem API interfejsa, tako da nema potrebe za korišćenjem portala.
Da li treba čuvati e-fakture? E-fakture se po zakonu moraju čuvati najmanje 10 godina. Pošto su u pitanju XML fajlovi, oni se čuvaju u nekom folderu na disku. Ne postoje posebno propisani uslovi za to čuvanje, ali se podrazumeva da morate obezbediti redovan bekap i ostale mere zaštite od nepredviđenih situacija. App ima opciju za e-arhivu koja omogućava efikasno čuvanje ulaznih i izlaznih faktura, kao i ostalih poslovnih dokumenata.
Koliko će koštati dorada programa za e-fakture? Modul za e-fakture će koštati 100 EUR, bez PDV. Njegovim korišćenjem imate mogućnost neograničenog slanja i prijema faktura direktno preko SEF-a. Postojaće i dodatni servis koji će omogućavati uvid u primljene i poslate fakture tekućeg datuma i taj servis će se plaćati 3 EUR mesečno.
Da li možemo da angažujemo informacionog posrednika za slanje i čuvanje faktura? Wings za sada neće podržavati posrednike za slanje faktura, pošto je omogućen direktan rad sa sistemom e-faktura.
Dodatne informacije o e-fakturama možete naći na sledećim linkovima: