Važan elemenat programa je sistem za rad sa cenama artikala. Pravilno shvatanje ovog sistema će učiniti da efikasnije i pravilnije koristite čitav program.

Kao prvo, treba znati da u internoj organizaciji program funkcioniše isto, bez obzira da li se neki magacin vodi po prodajnim ili nabavnim cenama. Svaki magacin (ili prodavnica) ima svoju tabelu tekućih cena i to za svaki artikal postoje nabavne i prodajne cene. Slično je i sa količinama – svaki magacin ima svoje količine za svaki artikal. Ove cene se mogu jednostavno videti tako što se iz PREGLEDA ARTIKALA tasterom F10 izabere željeni magacin – u koloni NAB.CENA je nabavna, a u PRO.CENA prodajna cena izabranog artikla.

Ove cene se mogu menjati na više načina. Prvi i najjednostavniji je direktno (ručno) menjanje cena u pregledu zaliha. Ovaj način može biti koristan samo ponekad, kada pravite neku privremenu i priručnu evidenciju, a u knjigovodstvenom vođenju je ovako nešto najstrožije zabranjeno. Ova mogućnost se može lako isključiti kroz prava pristupa korisnika (Direktna izmena cena).

Sledeći način da se izmeni tekuća cena je ulaz artikala: kada se napravi ulazna kalkulacija, automatski se menja prosečna nabavna cena i prodajna cena. Prosečna nab.cena se računa kao prosek između tekuće zalihe i nove količine. Prodajna cena se uzima sa kalkulacije i to samo ako je na kalkulaciji uključena opcija „UPIS CENA“, inače ostaju stare cene. Ovaj postupak zahteva malo detaljnije objašnjenje: neka na zalihama imate artikal 10 komada po 80 din (nabavna cena) i prodajna cena je 100 dinara. Ako je urađena ulazna kalkulacija još 10 komada po 90 dinara i prodajne cena 110 dinara, nova pros.nabavna cena će biti

(10×80 + 10×90) / 20 = 85

i to se automatski upisuje u tekuću nabavnu cenu. Ako je pri upisu kalkulacije uključena opcija UPIS CENA, prodajna cena biće 110 dinara. Ukoliko je ova opcija isključena, ostaće stara prodajna cena od 100 dinara! Na ovo treba obratiti pažnju, jer je to način da se napravi nesklad između kartica i tekućih cena. Ukoliko se kalkulacija odmah upisuje, ova opcija je automatski uključena i neće biti ovakvih problema. Razlog za postojanje opcije UPIS CENA su izmene – ako ste upisali neki ulaz i desi se da je potrebno izmeniti neke podatke pre knjiženja, mora se prvo izbrisati urađena kalkulacija, uraditi potrebne izmene, a tek onda se kalkulacija ponovo upisuje. Neka je, na primer, posle našeg ulaza bilo još ulaza i neka je sada tekuća prodajna cena 150 dinara. Ako se posle izmene našeg ulaza i upisa kalkulacije uključi opcija UPIS CENA, tekuća cena će postati 110, što nije ispravno! Zato je prilikom naknadnog upisa kalkulacije opcija UPIS CENA uvek isključena.

Slična situacija je i sa nabavnim cenama: kod brisanja kalkulacije, program pokušava da „vrati“ staro stanje i da restaurira staru nabavnu cenu. Na žalost, to je nemoguće ukoliko je u međuvremenu menjana količina dotičnog artikla: urađen ulaz, prenos, izlaz, … Zato se posle ovakve operacije redovno dešava da tekuća nabavna cena ne bude dobra. Jedini način da se to sredi je korekcija nabavnih cena.

Kod svakog izlaza (izlazne fakture) se upisuje tekuća nabavna cena i ona se kasnije koristi za obračun razlike u ceni. Izlazi ni na koji način NE menjaju tekuće cene.

Slično funkcionišu i interni prenosi: ako je prenos M1->M2, iz magacina M1 se vrši izlaz i njegove cene se ne menjaju. U magacin M2 se vrši ulaz i menjaju se njegove i nabavne i prodajne cene, po istim pravilima kao kod ulaza.

NABAVNE CENE

Program za sada podržava vođenje zaliha po prosečnim nabavnim i prodajnim cenama. Bez obzira koji se metod izabere za svaki magacin, program paralelno za svaki artikal paralelno ima podatke o nabavnim i prodajnim cenama. U knjigovodstvu se svuda koristi samo podatak o prodajnoj ceni, bez obzira što App paralelno sa prodajnim vodi zalihe i po nabavnim cenama. Koje će se cene koristiti predstavlja samo izbor korisnika, jer program ima obe cene.

App ima mogućnost vodenja zaliha po nabavnim cenama na dva načina. Jedan podrazumeva vođenje po standardnim knjigovodstvenim prosečnim nabavnim cenama. Evo jednog primera:

Opis ulaz izlaz stanje nab.cen pros.cen
---------------------------------------
uf.1   10           10     100      100
uf.2   10           20     120      110
if.1          1     19     110      110
pren.1        1     18     110      110
---------------------------------------

Kao što se vidi, kod svakog ulaza se računa prosečna nabavna cena na osnovu trenutnog stanja i novog ulaza. Zatim se kod svakog izlaza jednostavno beleži tekuća nabavna cena, što je kasnije osnova za sve izveštaje. Tako će u gornjem primeru kod if.1 biti upisano da je nabavna cena u tom trenutku bila 110 dinara, pa će obračun fakture glasiti na tu vrednost. Treba imati u vidu da ovaj metod podrazumeva da svaki magacin ima svoje posebne nabavne cene, jer prenosi između dva magacina (ili VP->MP) prenose i nabavne cene, tj. posmatraju se kao ulazi u drugi magacin. Tako se može desiti da jedan isti artikal u dva magacina ima sasvim različite nabavne cene. Na primer, ako se nabavi neka roba po 80 dinara i smesti u magacin M1, pa se zatim prebaci u M2, nabavne cene u oba magacina će biti 80 dinara. Ako se sad napravi ulaz u M1 po 100 dinara, u magacinu M1 će nova prosečna nabavna cena biti 90 dinara (na primer), dok će nabavna cena u M2 ostati nepromenjena.

Glavni nedostatak ovog metoda je što je neophodno imati besprekornu dokumentaciju koja se unosi isključivo hronološki. Poseban problem su eventualne eksterne lokacije (filijale) koje mogu imati sasvim pogrešne nabavne cene, a te cene se prenose i u centralu transferom podataka. Ovo se može rešiti korišćenjem opcije programa „globalna korekcija“ koja za zadati period ponovo slaže kartice artikala i generiše prosečne nabavne cene.

Drugi metod su tzv. referentne nabavne cene koje su specifične za App. Naime, osim standardnog knjigovodstvenog metoda vođenja zaliha po prosečnim nabavnim cenama koje su posebne za svaki magacin, program podržava i vođenje po referentnim cenama. Ovo se može koristiti samo za nezvanične evidencije,
jer se dobijeni podaci ne mogu direktno koristiti u knjigovodstvu. Preciznije, ne mogu se koristiti podaci o nabavnim cenama, dok se podaci o prodajnim mogu normalno koristiti.

Sustina referentnih cena jeste da su one zajedničke za sve magacine. Evo primera: u dva magacina ulazi roba po raznim nabavnim cenama:

M1: 10 x 100 din
M2: 10 x 120 din

Posle ovoga ce stanje u M1 biti 10×100, u M2 10×120. Ako se koriste referentne cene, onda ce se prilikom ulaza u M2 izracunati prosek na nivou cele firme (svih magacina) pa ce stanje u M1 biti 10×110, a M2 10×110. U stvari, na referentne nabavne cene ne utiču prenosi, vec samo ulazi. One su mnogo „žilavije“ na izmenu redosleda dokumenata i lakše se kontrolišu.

Da bi se uključile, treba u Sistemskim opcijama/Podešavanje programa/Cene/Nabavne cene iz kalkulacije se upisuju u „A-NAB.REF“. Svi izveštaji će na dalje normalno raditi.