Da bi artikli ušli u magacinsko stanje, neophodno je uraditi kalkulaciju. Smisao kalkulacije je precizan obračun nabavnih vrednosti, ukalkulisavanje zavisnih troškova nabavke i formiranje prodajnih cena, ako je u pitanju roba. Bez obzira na tip kalkulacije, neki podaci su zajednički. Radna tabela sadrži spisak svih artikala koji se pojavljuju na ulaznom dokumentu, jedinica mere, nabavljena količina. U sledećoj koloni je dinarska nabavna cena. Ako je dokument devizni, ova cena se dobija množenjem devizne nabavne cene i zadatok kursa valute. U kolonu CENA se upisuje prodajna cena artikla, ako se radi o robi. Kolona RAZLIKA sadrži trgovačku maržu i u najjednostavnijem slučaju je razlika između prodajne i nabavne cene. Ukoliko se magacin vodi po nabavnim cenama ili je u pitanju magacin sirovina, prodajna cena nema smisao u formalnom značenju, ali se ipak može koristiti za preliminarno formiranje prodajne cene. Na primer, ako se stavi da je nabavna cena nekog proizvoda 80 dinara, a prodajna 100, magacin se zadužuje po 80 dinara, ali je olakšano zadavanje izlazne cene u fakturama (100 dinara) ako se zada i prodajna cena. Za formiranje prodajne cene može se zadavati i razlika ili prodajna cena – druga vrednost se automatski formira.

Sledeći važan korak je uračunavanje zavisnih troškova – to su sve stavke upisane u odeljku TROŠKOVI ulaznog dokumenta. To se radi komandom F4, ali se po ulasku u kalkulaciju ova komanda radi automatski. Ukoliko niste ukalkulisali dodatne troškove, u prvoj liniji na ekranu stoji odgovarajuće upozorenje.

Ovim je kalkulacija završena. Upis se obavlja pritiskom na taster F2. Pri tome se zadaje broj i datum kalkulacije. Opciju NIVELACIJA STARIH ZALIHA treba uključiti ukoliko treba nivelisati stare zalihe. Na primer, ako se magacin vodi po prodajnim cenama, i na zalihama je već artikal „Diskete“ 10 kom x 50 dinara, a unosi se 5 komada po 55 dinara, pre ulaska nove robe treba izvršiti nivelaciju starih zaliha. Ako se prethodna opcija uključi, pravi se automatski zapisnik o ovoj nivelaciji. Opcija UPIS CENA se koristi za kontrolu upisa u glavnu tabela artikala. Ako se uključi, sve iskalkulisane cene se upisuju u tabelu artikala. Sličnu namenu ima opcija UPIS POREZA. Ako se kalkulacija naknadno menja, ove opcije treba isključiti jer bi ponovni upis cena verovatno pokvario tekuće stanje.

Mogu se koristiti i sledeće naredbe:

F3 – Brisanje kalkulacije. Ovim se kalkulacija privremeno stornira i svi artikli se povlače iz magacina. Stanje u magacinu postaje kao pre upisa kalkulacije.

F5 – Štampanje kalkulacije.

Shift-F5 – Štampanje kalkulacije (2).

Ctrl-F5 – Štampanje raspodele troškova po kalkulaciji. Može se izabrati štampa pojedinačnih vrednosti po jedinici mere ili ukupna raspodeljena vrednost po artiklima.

F6 – Procenualno zadavanje prodajne cena za sve stavke. Na primer, ako se zada 30, sve nabavne cene biće povećane za 30 procenata.

Ctrl-F6 – Unos različitih cena u cenovnik. Ovom opcijom se može direktno menjati cena u cenovniku za tekući artikal.

F7 – Preuzimaju se cene iz ulaznog dokumenta ili iz tekuće tabele artikala. Opcija NAB.CENE->REFERENTE kopira nabavne cene dobavljača u referentne cene.

Ctrl-F7 – Učitavanje prodajnih cena iz izabranog cenovnika.

F8 – Devizni kalkulator koji olakšava devizno formiranje cene za tekući artikal.

Shift-F8 – Formiranje prodajne cene u odnosu na referentne ili devizne cene.

F9 – Pregled svih ulaza po tekućem artiklu.

Shift-F9 – Zaokruživanje prodajne cene na zadat broj decimala. Može se zaokruživati cena bez PDV ili cena sa PDV. Kurosr treba pomeriti na kolonu sa cenom koja se zaokružuje.