Po Zakonu sva trgovinska preduzeća koja se bave veleprodajom obavezna su da vode knjigu KEP, koja sadrži podatke o kretanju robe. Kep se vodi za svako prodajno mesto, pa ako preduzeće ima više magacina, potrebno je voditi KEP za svaki magacin posebno. Prvi korak u vođenju je definisanje obrasca KEP. Za izbor KEP knjige može se koristiti i brzo traženje po delu naziva.
F2 – Kreiranje nove KEP. Prvo se zadaje OPIS, odnosno ime pod koji će se knjiga voditi. Zatim se zadaje metod vođenja magacina za koji se kreira KEP:
1) Po prodajnim cenama bez PDV (preporučeni metod).
2) Po prodajnim cenama sa PDV
3) Po nabavnim cenama
4) Stara knjiga
MAGACINI ZA EVIDENCIJU je spisak magacina za koji se KEP vodi – treba selektovati željene magacine.
UPLATE je opcija kojom se podešava koje će se uplate knjižiti u KEP. Može se izabrati da se knjiže sve uplate, samo kupci, uplate koje korisnik interaktivno izabere ili bez uplata. Dalje se izbor uplata može preciznije definisati u sledeće tri opcije:
ISKLJUČI PARTNERE SA OZNAKOM definiše oznake partnera čije uplate NE treba knjižiti u KEP.
UKLJUČI PARTNERE slično definiše oznake koje JEDINO treba uključiti u KEP. Na primer, ako se zada „XY“, knjižiće se samo uplate partnera kojima je oznaka za KEP podešena na X ili Y.
UKLJUČI UPLATE SA OZNAKOM se koristi ukoliko uplate treba razvrstavati u više KEP knjiga. Ovde treba navesti oznake stavki koje se knjiže u izabranu KEP knjigu. Ove stavke se unose prilikom unosa izvoda za svaku stavku posebno.
KNJ.PAZARA PO TIPU – Da li MP pazar treba knjižiti po svakom tipu plaćanja posebno ili u jednom iznosu.
KNJIŽE SE ARTIKLI SA OZNAKOM – Ovde treba navesti oznake tipova artikala koji treba da uđu u KEP evidenciju. Ovo se koristi za evidenciju komisione prodaje.
KNJIŽENJE PO OTPREMNICI – Ukoliko se uključi ova opcija, sva knjiženja izlaza se određuju po otpremnicama, ne fakturama. Ukoliko imate otpremnice bez faktura ili na osnovu više otpremnica pravite jednu fakturu, obavezno uključite ovu opciju.
F3 – Brisanje KEP knjige. Brisanje nije dozvoljeno ako postoje stavke.
F4 – Izmena podataka za KEP. Ovim se mogu promeniti parametri zadati za vođenje KEP knjige.
F6 – Izmena redosleda dokumenata. Ova opcija služi da se u okviru jednog dana izmeni redosled dokumenata. Koristi se u slučaju da je neophodno u okviru istog dana izmeniti redosled dokumenata (na primer, zakasneli upis ulaznog dokumenta, …). Sam redosled ne utiče na rezultate knjiženja dokumenata. Redosled se menja komandama „+“ i „-„, dok se komandom Enter na vremenu kreiranja direktno može zadati vreme.
Shift-F6 – Pomeranje ulaza i internih naloga u toku dana. Ova opcija služi da se grupa ulaznih dokumenata ili internih naloga pomera na prvo ili poslednje mesto u toku jednog dana.
Ctrl-F10 – Podešavanje opisa knjiženja. Ovde možet epodesiti šta će se ispisivati za svaku promenu u KEP knjizi.
Enter – Pregled stavki KEP.
Alt-U – Definisanje prava pristupa KEP knjizi.
Kada se uđe u neku od KEP knjiga, dobija se pregled proknjiženih stavki. Stavke koje su privremeno proknjižene obeležene su znakom „*“. Mogu se koristiti sledeće komande:
F2 – Nove stavke se mogu dodavati ručno ovom komandom
F3 – Brisanje stavke. Dozvoljeno je samo ukoliko stavka nije proknjižena.
Ctrl-F3 – Brisanje svih stavki u zadatom vremenskom intervalu. Brišu se samo stavke koje nisu proknjižene.
F4 – Automatsko popunjavanje KEP. Program analizira postojeću dokumentaciju u skladu sa zadatim parametrima i upisuje odgovarajuće stavke u KEP. Pri tome se na originalna dokumenta stavlja zabrana daljih izmena.
F5 – KEP knjiga se može odštampati komandom F5, pri čemu se bira jedna od rapoloživih formi.
Ctrl-F5 – Tabelarni pregled KEP po danima.
F9 – Štampanje ručno unetih stavki.
K – Trajno knjiženje stavke.
A – Trajno knjiženje stavki u periodu. Napomena: proknjižene stavke se više ne mogu menjati/brisati!
Alt-B – Izmena knjiženja rabata (važi za BIH).
NAPOMENE:
– Ukoliko faktura ima više otpremnica, knjiže se pojedinačno sve otpremnice koje se odnose na izabrani magacin.
– Otpremnice se knjiže ukoliko su realizovane
– Faktura se knjiži samo ako su sve njene otpremnice realizovane
– Za knjiženje KEP u BIH treba uključiti knjiženje rabata (Alt-B) i zatim izabrati Stara KEP.
– Za CG treba izabrati opciju 2-Ulaz sa PDV, u naziv KEP treba upisati Naziv i adresu prodajnog mesta, a u napomenu tip knjige (EV/EM/ETU).