Serije
Modul Serije služi za vođenje evidencija artikala kod kojih je neophodno da se evidentiraju serije kod ulaza i izlaza artikala, kao i tačan istorijat prodaje po serijama. Za svaku seriju se unosi serijski broj, količina, rok trajanja i proizvoljna napomena. Serije se primenjuju kod prometa artikala gde je neophodno imati precizan istorijat nabavke, proizvodnje i prodaje svakog artikla.
Prvo treba u ulaznim fakturama za svaki artikal uneti odgovarajuće serije. Izabere se ulazna faktura, pritiskom na Enter se dobijaju stavke fakture, a Enter na svakoj stavki daje listu serija tog artikla.
Nova serija se unosi komandom F2, a moguće su i komande F3 (brisanje) i F4 (izmena serije). F5 se koristi za štampu unetih serija, a F6 služi za kopiranje unete stavke zbog lakšeg unosa sličnih stavki. Unosi se serijski broj – oznaka serije, količina i datum – rok trajanje serije. Ukupna količina uneta po serijama mora se poklapati sa količinom stavke. Na primer, ako artikal ima 10 komada, onda se mogu uneti serije S001 (7 kom) i S002 (3 kom). Ukoliko unesete manje ili više serija, biće prijavljeno upozorenje kod izlaska iz unosa.
Ne moraju se za svaku stavku dokumenta unositi serije, odnosno mogu postojati artikli za koje ne treba unositi serije i takvi artikli mogu biti zajedno sa artiklima sa serijama. Dokument na kome su unete serije ne može se brisati niti menjati. Kada se evidentira izlaz neke serije, nije više moguće menjati podatak o ulazu. Ukoliko je potrebno, na rekapitulaciji UF (Ctrl-F6) mogu se videti kompletni uneti serijski brojevi.
NAPOMENA: na ulazu se jedan broj serije sme samo jednom uneti – ne može se na primer, serija 1001 uneti dva puta. U takvim slučajevima saberite ručno i unesite samo jednu stavku.
Izlaz serija se evidentira na izlaznim fakturama. Slično kao kod ulaza, komandom Enter se od stavki faktura dolazi do serija. Ovde se ručno kucaju brojevi serija ili se pritiskom Enter na prazno dobijaju raspoložive serije tog artikla. Unete količine se automatski skidaju sa originalnog stanja. Normalno se kod izlaza proverava da li postoji serija i ne dozvoljava se izlaz ako serija nije evidentirana kod ulaza. Ova opcija se može isključiti (sistemska opcija PROVERA POSTOJANJA SERIJE KOD IZLAZA) ukoliko imate potrebu da prvo unesete izlazna dokumenta. Kod ovakvog načina rada pazite, jer sada nema nikakve provere i uparivanja ulaza i izlaza.
Serije se mogu pod određenim okolnostima koristiti i kod proizvodnih firmi. Ukoliko firma ima proizvodnju, onda se ulaz artikala ne evidentira preko ulaznih faktura, nego preko internih naloga koji služe za otpremu gotovih proizvoda. Na registratoru takvih naloga treba uključiti opciju SERIJE: Ulaz, čime se omogućava da se po svakom internom nalogu evidentira ulaz. Evidencija se obavlja na isti način kao kod ulaznih faktura.
Slično se neki registratori internih naloga mogu koristiti za izlaz serija. Tada na registartoru treba izabrati opciju SERIJE: Izlaz. Princip unosa je isti kao kod izlaznih faktura.
VAŽNA NAPOMENA: Serije zahtevaju da dokumentacija bude besprekorno sređena. Dokumenta se moraju unositi po logičnom redu i nikako ne treba „ići u minus“ ili menjati dokumenta sa unetim serijama, inače evidencija neće biti validna.
Kartica sa serijama
Za svaki artikal se može koristiti kartica sa serijskim brojevima (Zalihe/Pregled zaliha/F5) gde se vidi kompletan istorijat po serijkim brojevima za taj artikal. Na primer, ovako izgleda kartica jednog artikla:
Ovde se vide 4 ulaza i dva izlaza. Količina sa prva dva ulaza je delimično skinuta, pa se u koloni PREOSTALO vide preostale količine. Pomeranjem kursora desno se za svaku stavku može videti serijski broj i rok trajanja. Ova opcija dozvoljava komande F3 (brisanje) i F4 (izmena) stavke kojima možete ispraviti eventualne greške koje ste naknadno otkrili, ali budite veoma oprezni sa ovakvim izmenama. Ovde se podaci menjaju direktno u bazi i ne postoji kontrola kao kod unosa u dokumentima. Takođe postoji i komanda F8 koja omogućava rekalkulaciju svih vrednosti. Ta opcija ponovo resetuje sve ulaze i redom skida izlaze i određuje preostale količine.
Popis serija
Početni popis serija je specifičan i mora se raditi na poseban način. Početno stanje serija se unosi nezavisno od popisa artikala i za to treba formirati posebnu ulaznu fakturu. Ta faktura se neće knjižiti ni na dobavljača niti treba raditi kalkulaciju. Samo se unose artikli koji imaju serije sa odgovarajućim količinama i serije po tim artiklima.
Na kraju godine se ne radi popis, nego se čitava tabela sa serijskim brojevima kopira u narednu godinu, tako da su dostupni svi podaci. Treba biti posebno oprezan sa dokumentima koji stižu naknadno i uneti ih pre otvaranja nove poslovne godine.
Izveštaji
Za serije možete koristi izveštaje u Ulaz/izlaz, Izveštaji, grupa izveštaja SERIJE:
Popis serija – Ovaj izveštaj daje popis svih artikala koji imaju evidentirane serije sa trenutnom količinom serija. Serije se mogu sortirati po datumu ulaza ili roku trajanja.
Prodaja po serijama – Ovaj izveštaj daje za zadati period listu svih izlaznih faktura i odgovarajuće serije prodate po tim fakturama.
Stanje serija na određeni dan – Ovaj izveštaj daje stanje serija na proizvoljan dan. On stanje na dan generiše na osnovu unetih ulaza i izlaza serija.
Poređenje stanja zaliha i serija – Izveštaj daje uporedni pregled stanja artikala i stanja unetih po serijama. Ove vrednosti treba da se slože, pa se ovaj izveštaj može koristiti za otkrivanje grešaka u unosu.
Neispravno unete serije – Dobija se lista dokumenata i serija koje nisu ispravno unete. Prvi deo izveštaja daje ulazne i izlazne fakture na kojima se razlikuje uneta količina artikala od broja unetih serijskih brojeva. Na primer, na fakturi je uneta količIna 10 kom, a nije unet ni jedan serijski broj. Drugi deo računa po svakom serijskom broju ukupan ulaz, izlaz i preostalu količinu. Ako se to ne poklapa, stavka se ispisuje.