Ukoliko kupac uplati sredstva pre izvršenja prometa, korisnik je dužan da mu ispostavi avansni račun. Kada se obavi promet, na konačnoj fakturi se mora iskazati ranije uplaćen avans, kao i struktura PDV-a u njemu. Avansi se mogu voditi na više načina:

(1) Bez knjiženja u operativne kartice kupaca. U ovom slučaju se normalno knjiže samo uplate i fakture, dok se avansne fakture ne knjiže. Ovaj metod je pogodan ukoliko imate jednostavnije avanse. Ukoliko vodite glavnu GK, u njoj se mogu dobiti posebno kartice kupca, a posebno avansne kartice. Ovo je preporučena metoda. Sistemske opcije Knjiženje avansnih faktura u avansne kartice i Selekcija avanse uplate se isključuju.

(2) Sa knjiženjem a-stavki u kartice kupaca. U ovom slučaju se avansi knjiže u kartice kupaca kao posebne „a-stavke“ koje su odvojene od običnih stavki. Na taj način imate u kartici kupca posebnu evidenciju pomoću koje lako možete odrediti kako je zatvoren koji avans. Sistemske opcije Knjiženje avansnih faktura u avansne kartice i Selekcija avanse uplate se uključuju.

(3) Knjiženje avansa u posebne kartice. U ovom slučaju se sistemske opcije knjiženje avansnih faktura u avansne kartice, selekcija avanse uplate isključuju. Za svakog kupca treba osim osnovnog statusa treba otvoriti poseban status u kome će se knjižiti samo avansi (na primer K i A). Na registratoru avansnih faktura treba uključiti knjiženje i staviti status partnera na „A“.

Ako se koristi metod (2), avansi se evidentiraju ovako:

– Kad kupac uplati avans, normalno evidentirate njegovu uplatu kao i svaku drugu. Ukoliko koristite metod (2), prilikom unosa izvoda, možete označiti ovu stavku kao „avans“ uključenjem odgovarajuće opcije. Nemojte popunjavati broj dokumenta, ostavite „-„.

 
– Zatim napravite avansnu fakturu u registratoru Avansne fakture. Ovaj registrator treba da za tip dokumenta ima uneto „Av.fakt“ i treba da ima isključeno knjiženje. Avansnu fakturu unosite isključivo korišćenjem stavke USLUGE – nemojte unositi artikle! Koristite S-usluge kod kojih je PDV uračunat u ukupnu cenu (za cenu unesite ukupan iznos sa PDV i pritisnite taster „s“). Ukoliko koristite metod (2), treba povezati ranije unetu uplatu i avansnu fakturu. To se radi pomoću polja AVANSNA UPLATA. pritisnite Enter na prazno polje i dobićete listu svih uplata za tog kupca. Izaberite na koju se uplatu odnosi avansna faktura. Tako ste vezali avansnu fakturu i uplatu. Ako sada pogledate karticu, videćete da je ta uplata označena slovom „a“ kao avans i u broj dokumenta je upisan broj avansne fakture:
Ukoliko je iznos avansne fakture isti kao iznos uplate i za broj dokumenta kod uplate stoji „-„, sistem će automatski povezati uplatu i fakturu. Ukoliko avanse vodite metodom (1), uplata ostaje neizmenjena.

– Kada se izdaje roba ili izvrši usluga, pravi se konačna faktura. To je obična faktura, ali je obavezno u polju AVANSI uneti avansne fakture po kojima je to plaćeno. Pritiskom na Space treba promeniti polje na „Avansi?“ i pritisnuti Enter (program sam nudi ovu opciju za nove fakture ili ako je izmenjen iznos). Tako se dobija tabela za unos avansa:

U njoj se prikazuju sve avansne fakture koje nisu zatvorene i iznos koji je po njima preostao. U gornjem primeru su preostale dve fakture i na njima ima 10.000 i 5.000 din. Program će automatski predložiti iznos koji treba skinuti sa avansa (kolona UZIMA SE), ali se to može korigovati direktnim unosom ili komandom Space koja naizmenično upisuje ili briše vrednost. Kontrolna traka na dnu prozora pokazuje kolika je ukupna vrednost avansa, vrednost fakture i iznos koji se realizuje. Ukoliko je realizovan iznos veći od iznosa fakture, izdaje se upozorenje.

Avansi koji su realizovani na ovakvoj konačnoj fakturi mogu se videti na obračunu fakture (Ctrl-F6):

A na svakoj avansnoj fakturi se na obračunu vide odgovarajuće konačne fakture:

Kada se ova faktura snimi, automatski se stornira upisani iznos sa svake od izabranih avansnih faktura. Ukoliko koristite metod (1), u karticu kupca se normalno knjiži faktura koja se zatvara sa uplatom. Ako koristite metod (2), kartica kupca sada izgleda ovako:

Konačna faktura ifvp-23 je uknjižena i povezana sa prethodne dve avansne uplate. Prva je potpuno zatvorena (skinut je iznos od 10.000), dok je druga otvorena, preostalo je još 3.000 (to se vidi po zvezdici ispred). Primetite da sve stavke imaju oznaku „a“ ispred, što znači da pripadaju avansnoj kartici i neće se vezivati sa „normalnim“ stavkama. Ukoliko izmenite konačnu fakturu, sistem automatski menja realizaciju avansnih faktura i knjiženje u kartice.

NAPOMENA: Ukoliko je vrednost konačne fakture veća od iznosa realizovanih avansa, u karticu se upisuju dve stavke: jedna sa oznakom „a“ se odnosi na avans, a druga na „normalne“ stavke. To je neophodno jer se iznos konačne fakture delom pokriva avansnom, a delom „običnim“ uplatama, pa je zbog povezivanja potrebno da se iznos fakture podeli u dva dela.

– Ovaj proces se može automatizovati na sledeći način: ukoliko kupac uplati avans, ta uplata se evidentira, pri čemu treba uključiti opciju AVANS. Ukoliko nije poznat status uplate, može se evidentirati kao obična uplata.

– Ukoliko se do kraja poreskog perioda (kraj meseca, na primer) izda račun, uplata se normalno zatvara. Ako postoje uplate koje nisu “pokrivene” normalnim računima, treba izdati avansne račune za njih. Za tu namenu treba u registratoru avansnih faktura aktivirati komandu Ctrl-F2. Program analizira sve kupce i formira sledeću tabelu:

U ovu tabelu su uključeni svi kupci koji imaju potražni saldo (u pretplati su) ili u zadatom periodu imaju uplate koje su eksplicitno označene oznakom “avans”. Iz ovog spiska se mogu selektovati stavke za koje želite da napravite avansne račune (Space). Mogu se koristiiti i komande F2 za selekciju svih stavki i F3 za skidanje oznake sa svih stavki. Za svaku stavku se takođe može vezati odgovarajuća uplata. To se postiže komandom Enter na koloni UPLATA. Primetite da će se neke stavke automatski popuniti (ako je iznos avansa isti kao uplata i uplata u broju dokumenta ima „-„. Pritisnite Enter za kraj, posle čega se kreiraju odgovarajući avansni računi u tekućem registratoru. 

Kada se koristi metod (3), postupak je sličan, samo se razlikuju knjiženja u karticama kupca. Kartica kupca (K) će izgledati ovako:

Na kartici se vidi prvo avansna uplata od 1.000 din, a kada se napravi konačna faktura ona se vezuje za prethodnu avansnu uplatu. Razlika je tačan dug kupca. Sa druge strane, avansna kartica (A) izgleda ovako:

Prva stavka je avansna faktura izdata po uplati. Druga stavka se automatski kreira kada se napravi konačna faktura i ona stornira iznos avansa koji je upotrebljen. Saldo ove kartice je tačan iznos neiskorišćenog avansa.

Kako primljene avanse treba knjižiti u GK možete pročitati ovde.

NAPOMENE:

– Postoji mogućnost da poreske stope na avansnoj i konačnoj fakturi ne budu iste. Na primer, ako je avans izdat na 1000 + 200 din (P20), a konačna faktura je 500 + 50 (P10), javlja se problem kako zatvoriti ovaj avans. U tom slučaju treba uraditi sledeće:

  • Stornirati deo avanse fakture u iznosu od 550 din. To znači da se stornira 458 + 92 din PDV.
  • Na konačnoj fakturi NE upisivati avans, već u polje PRETHODNO UPLAĆENO staviti da je prethodno uplaćeno 550 dinara.

– Avansne (a-stavke) i obične stavke na kartici se ne mogu zatvarati. Ukoliko imate neku stavku koja se odnosi i na avanse i na obične stavke, morate je razdeliti na dva dela. Na primer, ako je kupac uplatio 10.000 dinara, pri čemu se 8.000 odnosi na avans, a 2.000 na neku drugu fakturu, neophodno je razdvojiti ovu uplatu na dva dela (8.000 + 2.000) i samo prvu označiki kao „avans“.

– Ukoliko je potrebno stornirati avansnu uplatu i fakturu, treba uraditi sledeće: prvo se vraća novac kupcu i evidentira kroz izvod kao storno potražne strane. Zatim se u avansnim fakturama izabere odgovarajuća avansna faktura i aktivira komanda „S“. Iz dobijene forme treba izabrati ovaj povraćaj novca (storno uplata se označava kao „avansna“) i program kreira storno avansnu fakturu.

– Pri konverziji starih avansa u nove treba obratiti pažnju na neke situacije. Prvo, ukoliko su storno avansne fakture rađene ručno ili je prilikom izrade konačne fakture menjan opis avansa koji generiše program, konverzija neće moći da spoji konačnu fakturu sa realizovanim avansom. U tom slučaju će se stavka vezati za odgovarajući avans, ali ne i sa konačnom fakturom. Pošto se KIF generiše na osnovu izdatih faktura, ovakva stavka se neće generisati u KIF sa konačnim fakturama. Zato je napravljeno da generisanje KIF za avanse prepoznaje ovakve stavke i na osnovu njih generiše stavke u KIF. Takve stavke će imati oznaku „(??)“ ispred broja dokumenta.

– Ukoliko avansi sadrže obe poreske stope, program ne može u svim situacijama da uradi ispravnu konverziju. Zato treba stati na odgovarajuću avansnu fakturu i komandom Enter aktivirati izmenu realizovanih avansa. Na ovom mestu možete direktno izmeniti željenu stavku i tako korigovati unete podatke. Stavke koje nisu označene nisu povezane sa konačnim fakturama.

– Da bi sistem za avanse radio, potrebno je pre rada podesiti sistemske opcije u Ostalo/Sistemske opcije/Podešavanje programa/Avansi:

Automatsko selektovanje avansnih faktura je opcija koja određuje da li sistem treba automatski da koristi otvorene avanse ili se očekuje da korisnik to ručno popuni.

Porez u avansnim fakturama – Koji porez se nudi kod kreiranja avansnih faktura.

Knjiženje avansnih faktura u avansne kartice – Da li avanse treba knjižiti u posebne avansne kartice, kako je objašnjeno na početku ovog teksta. Ukoliko se ova opcija iksljuči, knjiženje u kartice se obavlja bez posebnih avansnih stavki. Isključite ako koristite metod (1).

Selekcija avanse uplate –  Da li avanse fakture treba vezivati za uplate. Ovo treba isključiti ako se konačne fakture ne knjiže u avansne kartice (prethodna opcija). Isključite ako koristite metod (1).