Uvođenje SEF-a je promenilo neke uobičajene postupke koji su se koristili dece4nijama unazad. Jedan od njih je da je datum fakture u suštini bio datum prometa. Postojalo je posebno polje na fakturi za unos datum prometa, ali se uglavnom nije unosilo. Sada je potpuno drugačija situacija. Datum fakture je datum slanja fakture na SEF i u većini slučajeva ne odgovara datumu prometa. Zato je veoma bitno da se na fakturi unosi ispravan datum prometa (DPR), jer se po njemu vrše knjiženja i kasnije dobijaju izveštaji.

U najjednostavnijem slučaju DPR je datum otpremnice – to je datum kada je roba otpremljena kupcu. Robne kartice i odgovarajući izveštaji rade po datumu otpremnice. Primera radi, ako imate otpremnicu sa datumom 10.07, fakturu pod 15.07, na kartici artikla ćete videti da je roba izašla 10.07. Ako sve radite kroz fakture, onda je najbolje da uključite Sistemske opcije/Fakture/Isti elementi za fakturu i otpremnicu i tu selektujete Datum prometa i ostale elemente. Sada će se svaka izmena fakture automatski prepisivati na otpremnicu – ako na fakturi izmenite datum prometa, promeniće se datum otpremnice. Tako će datum prometa na fakturi uvek biti jednak datumu otpremnice. Ovo je preporučeni sistem rada i najbolje je njega koristiti ako je moguće.

Ovaj sistem se ne može uvek primeniti. Na primer, u slučaju da svaka faktura ima više otpremnica koje su izdate različitih datuma, izmena datuma prometa na fakturi ne sme menjati datume otpremnica. U tom slučaju se isključuje prethodna sistemska opcija. Veoma je važno da onda korisnik vodi računa o datumu prometa koji unosi na fakturi, jer on nije vezan za datum otpreme.

Postavlja se pitanje šta će prikazivati robni izveštaji? Svi koji se odnose na robno knjigovodstvo i koji se oslanjaju na robne kartice radiće po datumu otpremnice. To su između ostalih i sledeći izveštaji:

Ulaz i izlaz
Ulaz, izlaz, stanje po vrstama
Ulaz/izlaz po vrednosti
Ukupan ulaz/izlaz
Ulaz/izlaz po vrstama
Izlaz po mesecima
Stanje na određeni dan
Specifikacija prodaje
Analiza prodatih artikala
...

Veliki broj izveštaja za datum izlaza uzima datum prometa sa fakture:

Ulaz/izlaz po dokumentima
Izveštaj o mesečnoj prodaji
Odjave
KPO
Tabelarni ulaz/izlaz
Izlaz artikala
Spisak prodatih artikala
Specifikacija prodaje
...

Neki izveštaji imaju mogućnost izbora po kom datumu se uzima izlaz, kao što je „Specifikacija izdatih faktura“.

Dakle, ukoliko imate unete različite datume otpremnica i datume prometa na fakturama, ovi izveštaji će davati različite podatke, jer prva grupa gleda datum otpremnice, a druga datum prometa na fakturi. Postoji sistemska opcija koja ovo menja i umesto datuma otpremnice uzima uvek datum prometa sa fakture: Sistemske opcije/Izlaz robe po fakturi. Kada se uključi, kartice artikala se vode po datumu prometa sa fakture, pa će u tom slučaju obe grupe izveštajha davati iste rezultate.

VAŽNO: Nemojte ovu opciju koristiti osim u slučaju da ste sigurni da želite da se izlaz radi po datumu prometa na fakturi!

Ukoliko se prvo kreiraju otpremnice, pa na osnovu njih fakture (komanda F6), možete podesiti da se prilikom kreiranja faktura datum otpremnice kopira na datum prometa. Za to se koristi podešavanje Sistemske opcije/Podešavanje programa/Otpremnice/Elementi koji se kopiraju OTP -> FAK. Ovde se uključi datum.