Poštovani korisnici,
Uvođenjem e-faktura su izmenjene neke procedure u vezi čuvanja dokumentacije. Zakon predviđa čuvanje faktura 10 godina, pa se postavlja pitanje kako treba čuvati e-fakture. Mnoge firme čuvaju PDF verziju sopstvene fakture, zatim XML, PDF koji je generisao SEF, kao i sve eventualne priloge koji su poslati uz fakturu. Takođe se SEF PDF često štampa i čuva u „papirnom“ obliku. Za početak treba znati da ništa od toga nije verodostojan dokument koji možete koristiti u slučaju neke kontrole i sl. Naime, e-faktura mora da zadovoljava „verodostojnost porekla i integritet sadržine“, što podrazumeva veoma stroge uslove skladištenja i čuvanja. Pojednostavljeno rečeno, PDF ili XML koji snimite kod vas na disk se relativno jednostavno može izmeniti, pa nema načina da se dokaže da je faktura ispravna. Zato je jedina ispravna e-faktura ona koja se nalazi na SEF-u, jer on zadovoljava sve propisane uslove. To znači da nema potrebe da posebno čuvate bilo kakve fajlove (PDF, XML…) za izdatu ili primljenu e-fakturu, jer to SEF već radi za vas! Savršeno je dovoljno da po potrebi iz App-a skinete sa SEF-a odgovarajuću verziju fakture. Eventualna kontrola će uvek gledati podatke na SEF, tako da je bilo šta što ste sačuvali nebitno.
Naravno, možete za lične potrebe skinuti PDF verziju (na primer, zbog lakšeg knjiženja), ali treba da znate da taj PDF nije validan dokument koji može zameniti e-fakturu.
Takođe imajte na umu da e-faktura sadrži sve dokumente koji su dati kao prilog, tako da nema potrebe posebno čuvati vašu verziju fakture, otpremnicu ili specifikaciju. Zato vam savetujemo da prilikom slanja e-faktura za opciju „Sačuvaj u e-arhivi“ izaberete „-„. Lokalno čuvanje e-faktura u bilo kom obliku nema mnogo smisla i samo nepotrebno troši prostor na disku. Ukoliko vam u bilo kom trenutku zatreba SEF PDF, XML ili neki od poslatih priloga, dobijate ga jednostavno komandom Alt-E/Provera statusa e-fakture/F9. Ista komanda važi i za ulazne fakture.
Više detalja o čuvanju e-faktura možete naći u ovom tekstu:
https://www.neobilten.com/nedoumice-u-vezi-sa-cuvanjem-i-stampanjem-elektronskih-faktura/