Šta su to e-fakture? E-fakture su fakture koje su kreirane u bilo kom elektronskom formatu. Na primer, ako napravite fakturu u Excelu ili Wordu, fajl koji snimite je e-faktura. Faktura u PDF ili JPG formatu je takođe e-faktura. Po našem zakonu, svaka firma ima pravo da fakture izdaje u nekom elektronskom formatu i takve fakture su potpuno ravnopravne sa papirnim fakturama. Kod nas se obično koristi PDF, pošto je široko rasprostranjen i lako se koristi. Međutim, postoje i druge vrste e-faktura, u takozvanom struktuiranom e-formatu. To su fakture u formatima XML, JSON, CSV i sl. Ovakav format nije predviđen da se direktno čita, nego se koristi za kasniju obradu. Na primer, ako svom kupcu pošaljete fakturu u XML formatu, on može automatski da je učita u svoj softver i tako izbegne prekucavanje fakture.

Da li e-faktura mora biti digitalno potpisana? Ne! Naši propisi zahtevaju samo oznaku koja označava u okviru firme kreatora fakture, ali to može biti obična šifra određene osobe. Prema mišljenju MF  faktura ne mora da sadrži potpis i pečat ukoliko je potpisana u elektronskom obliku od strane subjekta odgovornog za njeno sastavljanje i kontrolu u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu.

Kako da pošaljem kupcu e-fakturu? Baš kao i papirne fakture, e-fakture možete slati kupcima na više načina. Možete ih prosto snimiti na USB i poslati po vozaču ili poslati na mejl kao i svaku drugu poruku. Možete koristiti i posebne servise koje nude neke firme (tzv. provajderi) koje sada preuzimaju ulogu pošte kod papirnih faktura. U tom slučaju fakturu šaljete provajderu, a on je isporučuje kupcu. Na taj način imate dokaz da ste fakturu poslali, a dobijate i obaveštenje kad kupac primi fakturu.

Koji način za slanje da izaberem? Slanje preko mejla je trenutno najjednostavniji i najjeftiniji način slanja e-faktura. Uz dobru organizaciju na ovaj način možete uštedeti ogromne iznose potrebne za štampanje i slanje običnih faktura. Međutim, neki kupci (uglavnom veće firme) će zahtevati slanje faktura preko nekog od provajdera. Za to je neophodno povezivanje sa nekim određenim provajderom. Napominjemo da Wings za sada ne podržava ni jednog provajdera, nego radi na sospstvenom rešenju. Ukoliko sa nekim kupcem razmenjujete relativno mali broj dokumenta, možete ih direktno unositi na portalu provajdera, naravno ako je ta opcija podržana.

Pojedinačno slanje e-faktura iz App. App podržava slanje e-faktura i drugih dokumenata preko mejla. Ukoliko želite da pošaljete neku određenu fakturu, stanite na nju i aktivirajte komandu za štampu F11 ili Ctrl-F11 (to mora biti FastReport faktura). Tako dobijate sledeći izgled ekrana:

Kliknete na ikonicu za mejl gore levo (označeno na slici) i dobijate dijalog za slanje mejla:

U njemu treba uneti adresu na koju se šalje fakture (ovu adresu možete vezati za kupca i kasnije će vam se automatski nuditi), naslov poruke (subject), tekst propratne poruke, naziv datoteke sa fakturom, zatim treba izabrati opcije za digitalnoi potpisivanje fakture i upisivanje transakcije u dnevnik kupca. Kada ovo potvrdite, automatski se šalje mejl sa e-fakturom izabranom kupcu.

Masovno slanje e-faktura. App podržava i slanje većeg broja faktura. To se radi tako što se prvo komandom Ctrl-F11 dobije izbor FR faktura. Zatim se na izabranoj fakturi aktivira komanda Alt-L. Sada se dobija forma slična prethodnoj i na njoj se zadaje interval faktura koje se šalje (od broja do broja), propratni tekst itd. Kad se ta forma potvrdi, dobija se tabela svih faktura i odgovarajućih mejlova za slanje:

Iz ove tabele se mejlovi mogu slati komandom F10. Više detalja možete naći ovde.