Neophodna podešavanja

Da bi sve funkcionisalo ispravno, proverite da li je na kasi definisan registrator faktura i registrator avansa. Takođe proverite da li je na tim registratorima podešen tip dokumenta, status kupca, magacin, registrator otpremnica itd. Ovo su neophodni uslovi za generisanje faktura sa identifikacijom kupca i avansnih faktura.

Evidencija fiskalnih računa sa oznakom kupca

Ukoliko se izda račun sa identifikacijom kupca, ESIR kod zaključenja generiše EMP sa ukupnim pazarom, uključujući i te račune izdate pravnim licima. Posle zaključenja smene, na izveštaju Sh-F10 može se videti koliko tačno iznosi „fakturisan promet“ – to su računi sa identifikacijom kupca. Isti podatak se može videti na rekapitulaciji EMP komandom Ctrl-F6.

Ukoliko greškom niste uneli kupca na neki račun i želite zbog knjiženja da izmenite neku stavku, koristite komandu F10 iz žurnala. Ona omogućava da se promeni kupac, kao i da se uključi ili isključi knjiženje na toj stavki. NAPOMENA: ova komanda ne utiče na izdat fiskalni račun.

– Ukoliko imate previše grešaka za pojedinačnu korekciju, možete koristiti posebnu opciju koja se dobija iz žurnala na Ctrl-F9. Tu birate „Generisanje kartica i faktura„. Zatim zadajete vremenski period, u „plaćanja virman“ treba da izaberete sve načine plaćanja za koje želite da se generišu fakture (obično su to samo virmanska plaćanja). Opcija Ostala knjiženja se odnosi na račune koji su plaćeni na druge načine (gotovinom, karticom…). Ako želite da se oni rasknjiže, onda uključite ovu opciju. Kada se aktivira, opcija redom proverava svaki račun i za svaki koji  je plaćen virmanski generiše fakturu i upis u karticu. Pri tom se za avanse i konačne uplate uvek generiše faktura, bez obzira da li je uključeno kjnjiženje. UPOZORENJE: rezultat rada ove opcije nije moguće vratiti unazad. Zato prvo proverite rezultat na kopiji programa, pa tek onda na glavnom programu i to posle bekapa podataka. Ako ste sve uradili kako treba, u registratorima faktura ćete imati sve konačne fakture i na njima će biti označene odgovarajuće avansne fakture.

Da bi se proknjižio MP pazar, on se mora knjižiti iz dva dela: knjiženje EMP koju čine računi izdati fizičkim licima i knjiženje faktura koje se iz ESIR-a generišu posebno.

Pošto EMP sadrži i stavke prodate fizičkim licima i stavke prodate firmama, knjiženje evidencije MP podržava knjiženje samo stavki koje nisu fakturisane. Na primer, ako je ukupan promet 300 dinara, a napravljen je jedan račun za koji je generisana faktura od 100 dinara, ova opcija će proknjižiti preostalih 200 dinara. Na taj način, kada se proknjiže generisane fakture, biće proknjižen kompletan pazar. Opcija se koristi identično kao i obično knjiženje robnih stavku za evidenciju MP. Potrebno je izbrisati sve stavke iz pravila pod PAZAR ROBNE STAVKE i upisati pod PAZAR NEFAK.STAVKE.

Kod knjiženja u KIF takođe treba uzeti u obzir generisane fakture i taj iznos oduzeti kod knjiženja EMP. Kod knjiženja EMP u KIF program ovo može raditi automatski, ako se na KIF uključi opcija BEZ KNJ.FAKT. U tom slučaju će iznos osnovice i PDV biti umanjen za generisane fakture: EMP će biti knjižena u dve stavke. Prva stavka še sadržati ukupan iznos pazara (na primer, MP.123), a druga umanjenje za fakturisan iznos (MP.fak.123).

Knjiženje avansa

Nova fiskalizacija je donela niz novina koje zahtevaju ozbiljnu izmenu dosadašnjeg sistema rada. Jedna od najvažnijih novina jeste knjiženje avansa. Pošto su avansi sada deo evidencije MP, više nije moguće prosto knjiženje prometa, nego se moraju uzeti u obzir i avansne uplate. Pri tom se u okviru jedne EMP može pojaviti više avansa sa različitim datumima (na primer, avansi uplaćeni prethodnih dana se danas fiskalizuju). App ima nekoliko novih funkcija koje olakšavaju knjiženje avansa i obračun PDV.

– Važno je da su avansi kao i konačne fakture ispravno proknjiženi. Najjednostavnije je da uđete u žurnal (F4) i proverite kolone „Kar“ i „Faktura“. Kolona Kar označava stavke koje su knjižene u kartice, a Faktura daje ID broj fakture koja je generisana. Za običan promet se obe stavke generišu zajedno (kad uključite knjiženje, upisuje se stavka u karticu i generiše faktura). Avansi i konačne fakture uvek generišu fakture, bez obzira da li ste uključili knjiženje ili ne (podrazumeva se da treba zadati podatke kupca, inače se ne može generisati odgovarajuća faktura).

– Dnevni pazar je najbolje proveravati komandom Sh-F10 iz kase. Tu se može tačno videti koliki je bio ukupan pazar, a koliko je od toga avans, a koliko „obična“ prodaja. U ovom primeru je izdat jedan račun „promet prodaja“ i jedan „avans prodaja“:

Generisana EMP imaće samo stavke koje se tiču prodaje, dok je za avans generisana faktura.

– Ukoliko je u toku smene izdat konačni račun po ranije izdatom avansu, prodati artikli će se normalno pojaviti u EMP, ali će naplaćeni iznos biti umanjen za iznos avansa. To je logično, jer taj novac je primljen u prethodnom periodu i za to je izdat avansni račun. Ovo se vidi na specifikaciji pazara i na rekapitulaciji EMP.

– Avans refundacija se može pojaviti u dva oblika, od kojih se svaki posebno knjiži. Prvi slučaj je da je u pitanju storniranje avansa, odnosno da se kupcu vraća avans. U tom slučaju se generiše storno avansna faktura koja poništava prethodni avans. Međutim, AR se može pojaviti i prilikom kreiranja konačnog računa: tada AR stornira sve prethodne avanse a pošto se avansi vezuju za konačni račun, za takav AR ne treba generisati fakturu niti ga knjižiti. Program ovo radi automatski – ako AR ima naslednika PP, onda se ne knjiži. Ako nema naslednika, onda se generiše storno avans.

Na primer, avans se stornira i novac se vraća kupcu. Tada se avans refundacija prikazuje ovako i pazar se umanjuje za vraćeni iznos:

Kreira se konačni račun i kao deo toga se radi i refundacija avansa. Tada se refundacija prikazuje ovako:

Ovoga puta se novac ne vraća kupcu, pa se u koloni PLAĆENO i ne prikazuje. Takođe se konačni iznos na prometu prodaji umanjuje za iznos avansa.