Dati avansni se mogu knjižiti na sledeći način:
– Plaćanje avansa se knjiži kao i sva druga plaćanja na dugovnu stranu konta 435 (dobavljači).
– Kada se kreira avansna faktura, ona stornira konto 435 (dobavljači) i prebacuje iznos avansa na konto 15 (plaćeni avansi). Pdv se knjiži na konta 272/499. Na primer, ovako se knjiži avansna faktura od 120 din:
konto opis duguje potražuje ----------------------------------------------------- 435 dobavljači -120 15 plać.avansi 120 272 porez 20 499 pas.vrem.raz 20
– Kod knjiženja konačne fakture se za iznos avansa stornira konto 15 (plaćeni avansi) i prebacuje na 435 (dobavljači). Na primer, ako je konačna faktura od 360 din, a avans je 120 din, PDV je 20%, tada se nalog ovako knjiži:
konto opis duguje potražuje
---------------------------------------------------------
435 faktura 360
5 ili 1 trošak ili zalihe 300
15 plać.avansi 120
435 dobavljači 120
499 pas.vrem.raz 20
270 PDV 40
U ovom slučaju je saldo kartica dobavljača uvek jednak saldu konta 435 i 15. Ukoliko postoji razlika, greška se može naći tako što se selektuju konta 435 i 15, pa se startuje izveštaj F8, Ctrl-F8, izaberu se “selektovana konta”. Izveštaj sada daje dobavljače na kojima knjiženje nije ispravno. Napominjemo da ovaj postupak može da se primenjuje uvek, sa ili bez “avansnih stavki” u operativi.
U primeru je upisan konto 15 jer su trocifrena konta za plaćene avanse različita u zavisnosti da li se radi o robi, uslugama, materijalu itd…
Red označen crvenom bojom (konto 5 ili 1) se menja u zavisnosti da li se radi o ulaznom računu za neki trošak (5) ili se radi o nekoj robi ili materijalu (1).