SKRAĆENO UPUTSTVO

Otvaranje nove godine u App-u je veoma jednostavna i potpuno automatizovana operacija. Ukoliko želite da odmah otvorite novu poslovnu godinu ili niste sigurni šta sve treba da uradite, slobodno uradite sledeće: kad startujete program i dobijete tabelu svih otvorenih programa/godina pomerite kursor na tekuću godinu i aktivirajte komandu Shift-F6. Potvrdite sve parametre, sačekajte malo i posle nekog vremena imaćete potpuno funkcionalnu novu poslovnu godinu u kojoj možete normalno raditi. Nije bitno da li ste sredili knjiženja u staroj godini: nemojte nastavljati rad u istom programu! Otvorite novi program sa privremenim početnim stanjem, sve se to kasnije lako može ispraviti i zameniti konačnim dokumentima. Pre otvaranja nove godine proverite da li su svi korisnici izašli iz programa. Nemojte menjati naziv programa, jer se na osnovu naziva kasnije povezuje tekuća i prethodna godina.

DETALJNO UPUTSTVO

Ako želite da završite sve što je potrebno za prelaz na novu godinu, evo detaljnog uputstva za sve operacije koje treba raditi prilikom zatvaranja stare i otvaranje nove poslovne godine. Ukoliko ste već uradili neki korak, jednostavno ga preskočite.

1. Popisi i početna stanja. Pre otvaranja nove godine treba srediti eventualne probleme u dokumentaciji i zalihama. Po zakonu ste obavezni da uradite popis zaliha, dugovanja i potraživanja i da to uskladite sa stvarnim stanjem. Ako je sve dobro urađeno, u “Pregledu artikala” su ispravne količine i cene, a sve kartice partnera su ispravne i dobro zatvorene. Ispravnost zaliha možete da proverite u “Pregledu artikala” komandom Alt-F8 (uključite opciju Cene: prodajne ili nabavne, u zavisnosti od vašeg metoda vođenja zaliha), a za detalje vidite ovaj tekst: sravnjivanja zaliha.

Osnovni princip jeste da se sve korekcije urade pod 31.12. a da se u novu godinu kao početno stanje prenese ispravno i „čisto“ stanje. Ukoliko iz nekog razloga niste u mogućnosti da ovo uradite, nova godina se može otvoriti i bez toga, s tim što će program preneti zatečeno stanje, a kasnije možete naknadno preneti početno stanje kada završite sa sređivanjem dokumentacije. Detaljno objašnjenje kako se radi popis možete naći ovde.

2. Backup. Pretpostavljamo da redovno pravite rezervne kopije svih podataka i čuvate ih na nekom bezbednom mestu. Bez obzira na to, kad završite knjiženja u staroj godini, obavezno napravite još jednu kopiju koju ćete posebno obeležiti, kako bi se kasnije lakše našla.

3. Otvaranje nove godine. Posle zaključenog popisa, otvara se nova poslovna godina. Prvo proverite da li još neko radi u programu – ne preporučuje se da radi bilo ko osim vas. Onda se normalno uđe u program: unese se ime i šifra, prođe se pozdravna poruka i na tabeli otvorenih programa izabere se tekuća godina. U većini slučajeva App vas automatski pozicionira na tekuću godinu. Tu piše ime programa i godina (na primer, XY TRADE 2018). Za otvaranje nove godine aktivirajte komandu Shift-F6, posle čega dobijate prozor za parametre novog programa (ako ne dobijete ovaj prozor, proverite da niste stisnuli F6 umesto Shift-F6, a moguće je i da nemate uključeno pravo pristupa za otvaranje nove godine). Program je već popunio potrebne podatke, ali ih svakako proverite i po potrebi izmenite (parametri su izabrani tako da odgovaraju većini slučajeva):

Godina – Ovde unosite novu godinu.

Generisanje popisa – Da li želite da se automatski generišu zapisnici o popisu za sve magacine u programu? To je početno stanje za robu, pa je opcija uključena. Ako vam ovakvi popisi ne odgovaraju, uvek ih kasnije možete jednostavno izbrisati ili izmeniti.

Popis pridruženih magacina – Ukoliko koristite pridružene magacine, uključite ovu opciju da bi se prenelo njihovo stanje. Ukoliko ih ne koristite, svejedno možete da ostavite uključeno, program će jednostavno ignorisati ovu opciju.

Anuliranje naručenih količina – Da li treba anulirati naručene količine po narudžbenicama? Uključite ovu opciju.

Presek kartica za statuse – Unesite oznake za partnere za koje želite da se uradi presek kartica. Na primer, KD za kupce i dobavljače. Naravno, možete po želji napraviti presek i za ostale partnere (recimo, O – ostali). Preporučuje se da pre otvaranja godine u Partneri/Razna knjiženja otvorite poseban registrator “Početno stanje” u kome će se generisati nalog sa početnim stanjem partnera. Ukoliko iz nekog razloga ne želite sada da prenesete početna stanja partnera, to se može obaviti i naknadno.

Metod preseka – Može se izabrati Samo saldo ili Otvorene stavke. Ako vam je jedino važan saldo izaberite “Samo saldo”. Na primer, tako se prenosi da vam je kupac dužan 12.000 din. Ukoliko vam je važno po kojim tačno dokumentima i valutama je dugovanje, izaberite “Otvorene stavke”. Tako bi se za prethodni primer prenele tri stavke:

f-120     10.000
f-450      1.500
f-467        500

Ako izaberete ovu opciju, onda se preporučuje da pre otvaranja nove godine u prethodnoj godini aktivirate opciju Partneri/Operacije sa karticama/Zatvaranje kartica kako bi se korigovale eventualno neispravno zatvorene kartice.

Anuliranje brojača blagajni – Da li nalozi za uplatu i isplatu u blagajnama treba da krenu od broja 1? Uključite.

Anuliranje brojača paragona – Brojači paragona u MP kasi – uključite.

Čuvanje aktivnih profaktura – Da li treba sačuvati profakture koje su aktivne (nisu realizovane niti stornirane). Ukoliko želite da sačuvate profakture iz stare godine koje nisu realizovane, uključite ovu opciju.

Čuvanje aktivnih porudžbenica – Da li treba sačuvati porudbenice koje nisu realizovane. Ukoliko želite da sačuvate porudžbenice iz stare godine koje nisu realizovane, uključite ovu opciju.

Označi novi program kao tekući – Ova opcija je dostupna samo ako je program na kome startujete komandu Sh-F6 tekući. Ukoliko uključite ovu opciju, oznaka za tekući program se automatski prenosi na novootvoreni program.

Kada potvrdite sve podatke, počinje otvaranje nove godine. Proces može potrajati, u zavisnosti od broja artikala, dokumenata i slično. Zato nemojte nasilno prekidati otvaranje, sačekajte da program završi sa radom. Na kraju ćete dobiti poruku OTVARANJE NOVE GODINE JE ZAVRŠENO, a u tabeli programa će se pojaviti i potpuno funkcionalna nova godina. Komandom Tab možete skinuti oznaku sa stare godine, posle čega se u listi pojavljuju samo programi iz nove godine.

Najčešća pitanja i odgovori:

  1. Da li mogu da izmenim neki podatak o artiklu ili partneru posla otvaranja nove godine? Ukoliko početno stanje magacina i partnera ne prenosite odmah, nego kasnije, posle sređivanja, nemojte menjati podatke o artiklima i partnerima! Pri kasnijem prenosu program uparuje podatke po šifri ili ID broju, pa ako se ovi podaci ne poklapaju, prenos neće biti ispravan. Ukoliko je neophodno da unesete neki novi artikal ili partnera, unesite ga istovremeno u staroj i u novoj godini i pazite da šifra i naziv budu identični. U suprotnom program neće moći da upari stare i nove podatke.
  2. U Pregledu artikala nema količina i cena artikala (sve su nule). Izaberite magacin komandom F10.
  3. Otvorio sam novu godinu, ali ne mogu da nađem novi program u spisku programa? Ukoliko program ne javi nikakvu grešku, ali ipak u spisku programa ne uspevate da pronađete novu godinu, kontaktirajte sistemskog korisnika iz vaše firme ili našu podršku – moguće je da vam je u pravima pristupa zabranjeno da gledate novootvorene programe. Zato nemojte opet otvarati novu godinu, jer je već otvorena, samo je vi ne vidite!
  4. Web portal mi daje podatke od prošle godine. Prilikom otvaranja nove godine novootvoreni program automatski se proglašava za tekući, pa će noćna obrada i portal od tada raditi sa novim programom. Ipak, preporučljivo je da pre početka rada proverite da li je sa desne strane novog programa oznaka (Tek).
  5. Da li mogu da prenesem popis artikala posle otvaranja nove godine? Da, možete. Uputstvo kako se to radi možete naći ovde.
  6. Da li mogu naknandno da prenesem početno stanje kupaca i dobavljača? Da, možete. Ovde možete naći uputstvo kako se to radi.
  7. Kako se prenosi evidencija osnovnih sredstava? Osnovna sredstva se prenose kompletno, za njih se ne radi presek. Najbolje je da završite knjiženje u staroj godini i na kraju da kompletnu bazu prenesete u novu godinu. Uđete u staru godinu, izaberete Kopiranje i aktivacija/Kopiranje u clipboard. Zatim uđete u novu godinu i izaberete opciju ispod ove (Kopiranje iz clipboarda). Iz ponuđete tabele izaberete upravo snimljene podatke. VAŽNA NAPOMENA: ova operacija prepisuje sve podatke u novoj godini. To znači da ne smete paralelno unositi osnovna sredstva u novoj i staroj godini. Najbolje je da sve radite u staroj godini, zatim prenesete podatke u novu i onda nastavite sve u novoj godini. Takođe možete izabrati opciju „Aktiviranje modula“ kako bi se baza u tekućoj godini označila kao aktivna. 
  8. Kako se prenosi evidencija radnika i plate? Zarade i podaci o radnicima se uvek čuvaju u istoj bazi koja se ne deli po godinama. Preporučujemo da u staroj godini završite decembarski obračun, a onda prenesete kompletnu bazu u novu godinu. Uđete u staru godinu, izaberete Poslovanje/Radnici i zarade/Kopiranje i aktivacija/Snimanje podataka u CLIPBOARD. Zatim izađete iz stare godine, uđete u novu i izaberete u istom meniju opciju Učitavanje podataka iz clipboarda. Posle kontrolnih pitanja dobijate listu snimljenih podataka iz koje izaberete zadnju stavku. Na taj način ste u tekuću godinu iskopirali kompletnu bazu iz prethodne godine. VAŽNA NAPOMENA: ova operacija prepisuje sve podatke u novoj godini. To znači da ne smete paralelno unositi podatke o radnicima u novoj i staroj godini. Najbolje je da sve radite u staroj godini, zatim prenesete podatke u novu i onda nastavite sve u novoj godini. Takođe možete izabrati opciju „Aktiviranje modula“ kako bi se baza u tekućoj godini označila kao aktivna. 
  9. Da li je moguće naknadno preneti aktivne avanseDa.Više detalja o tome možete naći na sledećem linku:

Otvaranje nove godine je potpuno bezbedna operacija koja ni na koji način neće oštetiti originalne podatke, jer se sve radi na kopiji programa. Ako niste dobro izabrali neki parametar, uvek možete obrisati novootvoreni program i ponovo otvoriti novi. Ipak, u slučaju bilo kakvih problema obavezno kontaktirajte našu podršku. Na adresi otvaranje nove godine možete naći video sa objašnjenjem kako se otvara nova poslovna godina.