Sistem e-otpremnica je zamišljen tako da automatizuje ceo proces izdavanja i prijema robe. Svaka faza isporuke, transporta i prijema se evidentira i svi učesnici mogu da prate šta se trenutno dešava. Osnovni model je prikazan na sledećoj slici:

Kako sistem funkcioniše? Prvo pošiljalac kreira otpremnicu i šalje je na SEF. Kada je roba utovarena, šalje se poruka da je počeo transport. Ovu otpremnicu primalac odmah može da vidi, uključujući sve spakovane artikle, ime vozača, registarski broj vozila, pa i procenjeno vreme kad će roba stići kod kupca. Na primer, otpremnica može sadržati sledeće stavke:

Artikal        Količina JM
────────────── ──────── ───
Čokolada 100g       200 kom
Keks XYZ             20 kom

Kada roba stigne do primaoca, on je dužan da na SEF pošalje poruku da je roba fizički primljena (što sad vidi pošiljalac robe). Roba se zatim proverava i poredi sa količinama na otpremnici. Na osnovu toga se kreira prijemnica koja sadrži podatke koliko je kog artikla zaista stiglo i koliko se od toga prihvata (može se desiti na primer da je neki artikal oštećen i kupac ne želi da ga prihvati). Ta prijemnica se šalje na SEF. Na primer:

Artikal        Isporučeno   Pristiglo   Primljeno JM
────────────── ──────────  ──────────  ────────── ───
Čokolada 100g        200         195         192  kom
Keks XYZ              20          20          20  kom

U ovom primeru je isporučeno 200 čokolada, ali je primalac ustanovio da je zaista stiglo 195 komada. Od toga su tri bile oštećene, pa je prihvatio samo 192 komada.

Sada pošiljalac proverava pristiglu prijemnicu i odlučuje da li će je prihvatiti ili odbiti. Taj odgovor se opet šalje na SEF. Primalac robe vidi status prijemnice (odbijena/prihvaćena) i u komunikaciji sa pošiljaocem odlučuje o daljim koracima. Ako je prethodna prijemnica odbijena, primalac kreira novu prijemnicu koja se opet šalje pošiljaocu. Pošiljalac sad analizira novu prijemnicu i prihvata je ili odbija. Proces se nastavlja sve dok se obe strane ne usaglase.

U slučaju kontrole, službeno lice na osnovu QR koda dobija sve podatke za ovu isporuku i može da proveri sadržaj otpreme, kao i sve ostale podatke.

Ovo je osnovni model po kome će se raditi otprema i prijem robe. Svaka firma je dužna da prilagodi svoje poslovanje ovom modelu i da šalje odgovarajuće podatke na SEF.