Sistem e-otpremnica (SEO) je zamišljen tako da automatizuje ceo proces izdavanja i prijema robe. Svaka faza isporuke, transporta i prijema se evidentira i svi učesnici mogu da prate šta se trenutno dešava. Funkcionisanje osnovnog modela je prikazano na sledećoj slici:

Kako sistem funkcioniše? Prvo pošiljalac kreira otpremnicu i šalje je na SEF. Kada je roba utovarena, šalje se poruka da je počeo transport.To se može uraditi na dva načina: prvi je da se u posebnoj mobilnoj aplikaciji potvrdi da je počeo transport (za ovo je neophodno imati instaliranu posebnu aplikaciju i kreiran eID nalog). Drugi način je da se odštampa e-otpremnica i da se na njoj potpiše osoba koja preuzima robu. Taj dokument se skenira i skenirana slika se šalje na SEO iz programa ili direktno na SEO portalu.

Ovu otpremnicu primalac odmah može da vidi na svom sistemu, uključujući sve spakovane artikle, ime vozača, registarski broj vozila, pa i procenjeno vreme kad će roba stići. Iste podatke vidi i eventualna kontrola koja prepoznaje otpremnicu na osnovu QR koda.

Na primer, otpremnica može sadržati sledeće stavke:

Artikal        Količina JM
────────────── ──────── ───
Čokolada 100g       200 kom
Keks XYZ             20 kom

Kada roba stigne do primaoca, on je dužan da na SEO pošalje poruku da je roba fizički primljena (što odmah vidi i pošiljalac robe). Roba se zatim proverava i poredi sa količinama na otpremnici. Na osnovu toga se kreira prijemnica koja sadrži podatke koliko je kog artikla zaista stiglo i koliko se od toga prihvata (može se desiti na primer da je neki artikal oštećen i kupac ne želi da ga prihvati). Ta prijemnica se šalje na SEO. Na primer:

Artikal        Isporučeno   Pristiglo   Primljeno JM
────────────── ──────────  ──────────  ────────── ───
Čokolada 100g        200         195         192  kom
Keks XYZ              20          20          20  kom

U ovom primeru je isporučeno 200 čokolada, ali je primalac ustanovio da je zaista stiglo 195 komada. Od toga su tri bile oštećene, pa je prihvatio samo 192 komada.

Sada pošiljalac proverava pristiglu prijemnicu i odlučuje da li će je prihvatiti ili odbiti. Taj odgovor se šalje na SEO. Primalac robe vidi status prijemnice (odbijena/prihvaćena) i u komunikaciji sa pošiljaocem odlučuje o daljim koracima. Ako je prethodna prijemnica odbijena, primalac kreira novu prijemnicu koja se opet šalje pošiljaocu. Pošiljalac sad analizira novu prijemnicu i odlučuje da li će je prihvatiti je ili odbiti. Proces se nastavlja sve dok se obe strane ne usaglase.

U slučaju kontrole, službeno lice na osnovu QR koda dobija sve podatke za ovu isporuku i može da proveri sadržaj otpreme, kao i sve ostale podatke (vreme kad je počeo prevoz, kada je urađen fizički prijem itd).

Ovo je osnovni model po kome će se raditi otprema i prijem robe. Svaka firma je dužna da prilagodi svoje poslovanje ovom modelu i da šalje odgovarajuće podatke na SEO. Isti sistem će se koristiti i za interne prenosnice (na primer, prenos robe iz centralnog magacina u MP).

Najčešća pitanja i odgovore u vezi e-otpremnica možete naći na ovom linku: https://wings.rs/e-otpremnice-najcesca-pitanja-i-odgovori/. Ovaj tekst ćemo redovno dopunjavati sa našim najnovijim saznanjima.